Aprender de los proyectos realizados

Aprender de la planificación de un proyecto

De Kevin Dooley en Flickr. https://flic.kr/p/bsiJnY

En este post vamos a revisar las herramientas que la gestión del conocimiento nos ofrece para aprender de los aciertos y errores cometidos en la planificación y la ejecución de proyectos.

Invertimos importantes sumas de dinero en la adquisición de conocimiento externo. Parece que para aprender sólo tengamos una solución: apuntarnos a un seminario, un curso o un master. Ciertamente estas alternativas pueden ser una excelente fuente de nuevo conocimiento.

Olvidamos, sin embargo, la posibilidad de aprender de nuestra realidad diaria, de las actividades que constantemente se llevan a cabo en nuestras organizaciones. La Gestión de Proyectos probablemente sea una de las actividades que permitan la adquisición de un mayor volumen de nuevo conocimiento en una organización. Y nos referimos a nuevo conocimiento directamente relacionado con su actividad clave.

La gestión de un proyecto requiere de un importante esfuerzo de planificación, la utilización de una gran cantidad de recursos (económicos, materiales y humanos) para llevarlo a cabo y nos ofrece la oportunidad de aprender tanto de que aquello que sucedió como estaba previsto como de lo que no.

Son cada vez más las compañías que incorporan en sus modelos para la planificación de sus proyectos herramientas para la gestión del conocimiento. En la planificación y ejecución de un proyecto se puede aprender de diferentes maneras.

En el argot de la Gestión del Conocimiento hablamos del aprendizaje antes, durante y después. Esta idea hace referencia a la necesidad de incorporar en los proyectos y actividades que se llevan a cabo en la organización:

  • El “aprendizaje antes”, que tiene que ver con la incorporación de lo aprendido hasta el momento por la organización. Hace referencia a la necesidad de recopilar el conocimiento requerido antes de abordar la planificación de un proyecto. Este conocimiento suele tener la forma de lecciones aprendidas, mejores prácticas o activos de conocimiento.
  • El “aprendizaje durante”, que  tiene que ver con la captura de las lecciones aprendidas y las mejores prácticas identificadas durante la realización de las tareas y las actividades llevadas a cabo a lo largo del propio proyecto.
  • El “aprendizaje después” tiene que ver con la reflexión que se lleva a cabo una vez finalizado el proyecto y que conduce a la creación de activos de conocimiento que permitirán que los futuros proyectos sean más eficientes.

La Gestión del Conocimiento nos ofrece diferentes herramientas específicamente pensadas para gestionar el aprendizaje en cada una de estas diferentes etapas asociadas a un proyecto:

Aprendizaje antes

  1. Las reuniones de intercambio de conocimiento son sesiones de trabajo en las que los miembros de una comunidad se unen para intercambiar las mejores prácticas o conocimiento sobre algún tema concreto.
  2. La revisión previa a la acción es un debate dirigido entre los integrantes del equipo responsable del proyecto, que se lleva a cabo antes de iniciar un proyecto o una serie de actividades para identificar los aprendizajes previos existentes y el conocimiento requerido que pudiese ser relevante.
  3. La asistencia entre pares es una reunión estructurada y dirigida en la que se invita a personas de otras unidades a compartir su experiencia, percepción y conocimiento con el equipo que ha solicitado la colaboración para solucionar un problema o superar un reto.

Aprendizaje durante

  1. La revisión después de la acción se utiliza para capturar el conocimiento a través de la revisión de las actividades vinculadas a un proyecto. Consiste en una reunión rápida, sobre el terreno, en la que participan todos los involucrados para reflexionar sobre la respuesta a estas cuatro preguntas: ¿Qué debería haber sucedido?, ¿Qué sucedió realmente? ¿Cuáles han sido las causas que han contribuido al resultado (positivo o negativo) alcanzado? ¿Qué hemos aprendido al respecto?
  2. Los knowledge cafés son reuniones cuyo objetivo es el compartir conocimiento y experiencias en relación a temas concretos. Se trata de reuniones dirigidas en las que pequeños grupos comparten conversaciones de la misma forma que se llevaría a cabo en una tertulia de café. Generalmente, en cada mesa un anfitrión dirige la conversación. Al finalizar, cada de uno de los participantes elige una nueva mesa con un nuevo tema. Los knowledge cafés permiten acceder a diferentes planteamientos para abordar problemas o retos complejos reforzando la red de contactos y mejorando la relación personal.

Aprendizaje después

  1. El análisis retrospectivo es uno de los procesos más efectivos para identificar y capturar el conocimiento generado a lo largo de un proyecto. Se trata de una reunión estructurada y dinamizada que se realiza a la finalización de un proyecto para capturar el conocimiento antes de que el equipo se disuelva.
  2. La revisión entre pares es una reunión estructurada y dirigida en la que se invita a personas de otras unidades para revisar el trabajo desarrollado por el equipo organizador.

En resultado de estas reuniones suele tomar la forma de lecciones aprendidas o mejores prácticas que pueden acabar transformándose en los llamados activos de conocimiento. El significado de estos conceptos es el siguiente:

  • Lecciones aprendidas: El término se utiliza para referirse al conocimiento adquirido a través del desarrollo de la actividad propia de la empresa. Estas lecciones aportan especial valor si se conceptualizan bajo la forma de recomendaciones expresadas en el lenguaje de los que han adquirido el conocimiento a través de la práctica.
  • Mejor práctica: La mejor manera comúnmente aceptada para llevar a cabo un proceso que debe seguirse hasta que no se identifique otra mejor.
  • Activo de conocimiento: Conocimiento explícito, empaquetado y organizado de manera que se le pueda sacar el máximo partido en una próxima reutilización. La organización debe disponer de unas normas para asegurar que ofrece al usuario el conocimiento mínimo indispensable para poder abordar con éxito una actividad o un proyecto.

La aplicación de estas herramientas tiene por objetivo el evitar que las organizaciones inviertan recursos en la “reinvención continua de la rueda”.  Recopilando y poniendo a disposición lo aprendido las organizaciones ganan eficiencia.

Estas herramientas se pueden aplicar para compartir experiencias sobre lo que funciona y lo que no en todas la áreas de la gestión empresarial:

En el área comercial para compartir conocimiento relativo a:

  • Cómo implementar el proceso de ventas.
  • Cómo sacar el máximo partido de las acciones promocionales.
  • Cómo fidelizar a los clientes.
  • Cómo desarrollar acciones de marketing online.

En el área de operaciones para compartir conocimiento relativo a:

  • Procesos de mantenimiento y reparación.
  • Prevención de accidentes laborales.
  • Procesos relacionados con la logística de materiales y productos.
  • Proyectos para la implantación de servicios.
  • Proyectos relacionados con la ingeniería y la construcción.

En el área de administración y finanzas.

  • Proyectos relacionados con la gestión de proveedores.
  • Procesos relacionados con la gestión de la tesorería.
  • Proyectos para la estandarización y normalización de procesos.
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About the Author: Joaquim Carbonell

Joaquim Carbonell

Soy socio Director de Neos www.neos.cat y representamos a Knoco www.knoco.com en España.
Trabajamos acompañando a las organizaciones en procesos de mejora a través de la gestión del conocimiento y el aprendizaje de las personas. Desarrollamos nuestro trabajo compartiendo conocimientos y experiencias y acompañando a las personas en la elección del mejor camino para su mejora profesional y de su organización.
He desarrollado mi experiencia profesional como directivo del área comercial y de marketing de empresas del sector servicios durante 9 años.
Desde 1999, trabajo en desarrollo de proyectos relacionados con el aprendizaje de las personas y la mejora de las organizaciones.
He trabajado, colaborando como consultor externo, para diferentes áreas funcionales de la empresa: dirección general y gerencia, recursos humanos, dirección comercial y marketing y el área de gestión de la calidad.