Alumnos confinados y gestión del conocimiento en las organizaciones

Situación

Desde el pasado viernes todos los estudiantes de Catalunya están confinados en sus casas, y por eso, desde los colegios e institutos se están proponiendo iniciativas para que los alumnos no pierdan sus rutinas y ralenticen su actividad en el momento en que están iniciando el último trimestre de curso.

Las soluciones adoptadas son tantas como escuelas analizadas, pero pueden estudiarse bajo la óptica de un modelo de madurez de sistemas de gestión del conocimiento.

Modelo de madurez del sistema de gestión del conocimiento

El modelo de madurez  describe la evolución de las iniciativas en gestión del conocimiento de una organización a lo largo del tiempo, y permite identificar en qué nivel se encuentra, y determinar las mejoras requeridas para avanzar al siguiente escalón.

El modelo evalúa cuatro aspectos fundamentales: estrategia, personas, procesos y tecnología.

Como las necesidades formativas no son las mismas para todos los alumnos se ha centrado el estudio en alumnos de bachillerato y de ESO.

Niveles de madurez

En la primera fase del estudio realizada sobre una muestra de 18 escuelas se han identificado los 5 niveles con las siguientes características.

NIVEL 1 – INICIAL

Se caracteriza por su poca o ninguna intención de seguir con la actividad docente. La idea es detener el curso y actuar como si los alumnos estuvieran en período de vacaciones. Como mucho repasar o acabar trabajos pendientes.

NIVEL 2 – CONSCIENCIA

La escuela es consciente y tiene intención de mantener la actividad pero no dispone de medios ni procesos para hacerlo. Se envían por email listados con las actividades por materias de trabajos que deben entregar a la vuelta. No se ha ajustado la carga docente al período de tiempo correspondiente.

NIVEL 3 – HABILITACIÓN

La escuela dispone de una infraestructura básica de soporte. Algunos procesos están formalizados ya que previamente se dispone de plataformas. Se han creado planes de actividades por días y materias para los alumnos que encuentran toda la información en aplicaciones diversas dependiendo del profesor (Moodle, ClikEdu, Google Classroom o Google Drive). Se establecen algunos hitos de entrega de los trabajos. Igualmente se abren canales para comunicación con los profesores (email o plataforma). Las herramientas utilizadas difieren, aun dentro de la misma escuela, dependiendo del profesor.

NIVEL 4 – GESTIÓN

Las iniciativas están bien establecidas en la organización. Los procesos están formalizados y han sido documentados en un plan integrado. Existen las mismas plataformas que en el nivel 3 pero además se utilizan canales de comunicación online (meet, discord) que permiten los chats en directo entre profesores y alumnos en las horas estipuladas lo que facilita el seguimiento de los programas establecidos. Se ha creado una estructura conjunta para todo el profesorado.

NIVEL 5- OPTIMIZACIÓN

Se ha trasladado la estructura de clase habitual al espacio virtual. Se mantienen los horarios con clases online. Los profesores pasan lista. Las herramientas colaborativas permiten a los alumnos contactar entre ellos durante y entre las clases. Los documentos son accesibles online.

Valoración

Para poder realizar un análisis comparativo representativo se ha lanzado entre los alumnos confinados una encuesta que a 19 de marzo de 2020 tiene más de 350 respuestas. La muestra analizada corresponde a un 53% de escuelas concertadas, 30% de escuelas públicas y 17% de escuelas privadas.

Los primeros resultados indican que las diferencias entre niveles no están relacionadas con la tipología de la escuela. Como sucede en las organizaciones el nivel de madurez no depende tanto del acceso a la tecnología como de la cultura, la preparación y concienciación de las personas y del establecimiento de procedimientos comunes alineados con la estrategia de la organización.

El análisis cuantitativo realizado a nivel de 2º de bachillerato, indica que un 6% de las escuelas están en el nivel 1, un 8% en el nivel 2 y aproximadamente, el 70% está entre los niveles 3 y 4.

Al igual que sucede en las empresas a medida que transcurren los días y se va adquiriendo mayor concienciación de la situación las escuelas van modificando su estrategia y evolucionando de un nivel a otro.

Se observan situaciones perfectamente reproducibles en el ámbito empresarial:

  • En una misma organización (escuela) se ha identificado, para distintos departamentos (grupos de bachillerato), distintos niveles de madurez. Llegan, incluso, a representar diferencias de dos niveles. En los casos registrados esto se produce por utilizar distintas estrategias tanto en lo referente a procedimientos como a la utilización de medios (Estrategia y Procesos) o por capacitación, habilidad o motivación de los responsables (Personas). En estos casos, es recomendable identificar y compartir las medidas tomadas por aquellos departamentos que hayan alcanzado un nivel superior.
  • En la mayoría de las escuelas se utilizan múltiples herramientas tanto para la gestión documental como para la comunicación online dependiendo profesorado responsable. Lo mismo suele suceder en las empresas, en las que a menudo se utilizan diferentes herramientas, repositorios o sistemas de colaboración para tareas similares. Ello supone la duplicidad de actividades, la pérdida de tiempo en búsquedas e incluso un sobreesfuerzo en aprendizaje y manipulación de aplicaciones. El origen de estas situaciones es la falta de una estrategia común y de unos procedimientos adecuados a los objetivos perseguidos.
  • Las escuelas, empresas, que se sitúan en el mismo nivel de madurez no tienen porqué tener niveles de planteamientos estratégicos, procedimientos, personas y tecnología iguales. Algunas de ellas tienen mejor definida la estrategia pero no han elaborado procesos acordes, otras tienen responsables más capacitados y mejores procesos pero no necesariamente alineados con la estrategia empresarial. Las escuelas, como las empresas, situadas en un mayor nivel de madurez son las que están mejor situadas en los cuatro aspectos considerados.
  • Al igual que en el mundo empresarial, la tecnología no es determinante del nivel de madurez ya que actualmente existen soluciones accesibles para todos.
  • Aún estando en el nivel 5 (de optimización continua) existe margen de mejora para todas ellas. Lo importante es ser capaz de identificar en qué aspectos se tiene que mejorar.

Esto puede servir de pauta para reflexionar en qué nivel de madurez se encuentran nuestras empresas, identificando los aspectos a mejorar: estrategia, procesos, responsables o tecnología.

Cuando finalicemos la encuesta publicaré los resultados finales y los baremos utilizados que son perfectamente aplicables a las empresas. Si queréis colaborar con los datos encontrareis la encuesta en https://forms.gle/vfyzEhQXRj6qetSh9

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About the Author: Núria Lupón

Núria Lupón

2 Comments

  1. Silvia Echevarria

    Buen análisis de la situación. Ha llegado el momento de que las escuelas hagan un esfuerzo para asumir la nueva situación que presumo será muy larga, con el máximo nivel de esfuerzo y optimización. De otro modo, serán los estudiantes quien pagarán el déficit del sistema educativo.
    Gracias por hacernos reflexionar.

  2. Gemma Lupón

    Buen articulo, Nuria. Yo creo que lo principal es que no se pierda el contacto de las escuelas con los alumnos y mantener una rutina de trabajo par que este tiempo de confinamiento no sea tiempo perdido.
    Gracias por el articulo

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