Auditar l’aprenentatge organitzacional?
El terme “auditar” deriva del llatí i vol dir “escoltar sovint”. Dur a terme una auditoria implica escoltar a les persones que estan aplicant un model de gestió per recollir informació i plantejar propostes de millora.
Si disposem d’un model per a fomentar l’aprenentatge organitzacional podem “escoltar” a les persones que l’estiguin desplegant. Per auditar-lo caldrà:
- Identificar quina informació necessitem per actualitzar el model i adequar-lo a les necessitats de l’organització i de les persones.
- Conversar plantejant les preguntes que ens permetin recollir aquesta informació i
- fer un seguit de propostes de millora del model i de la seva aplicació basades en la informació recollida.
Necessitem un model d’aprenentatge
Auditarem el grau d’aplicació del model i l’impacte generat. També cal identificar possibles millores relatives al seu disseny i la seva aplicació.
Un model d’aprenentatge organitzacional té tres nivells i dona resposta a les següents preguntes:
Un primer nivell d’anàlisi, que ens permet fer-nos una idea de quina és la situació de partida:
- Quina és la missió i el propòsit de l’organització?
- Quins són els seus punts forts i febles de l’organització en relació al propòsit establert?
- Quins són els coneixements que ens poden permetre donar resposta als reptes de la nostra organització?
- Quina és la importància que atorga l’organització a l’aprenentatge dels seus equips?
Un segon nivell que defineix el sistema de governança orientat a facilitar la implantació del propi model:
- Quines seran les grans línies (estratègiques) a seguir per garantir la difusió i l’intercanvi dels coneixements crítics?
- Quins són els objectius que ens hem plantejat per avaluar l’impacte d’aquesta difusió i intercanvi?
- Què farem per facilitar el seu assoliment? Quins recursos aportarem?
- Com avaluarem el seu grau d’assoliment?
Un tercer nivell, més operatiu, desenvolupa les línies estratègiques i el suport:
- Quins són les accions de les diferents àrees de l’organització per a difondre i compartir els coneixements crítics? De quina forma incorporarem les millors pràctiques als processos de treball? Què farem per fomentar la relació entre equips amb responsabilitats similars? Com fomentarem la reflexió i el treball en equip? Què farem per facilitar l’accés al coneixement recopilat? Què farem per fomentar l’intercanvi d’experiències i aprenentatges clau?
- Quins són els objectius operatius (d’activitat, eficiència i impacte) associats a les anteriors d’accions?
- Què caldrà aprendre i (pot ser) “desaprendre” per assolir aquests objectius?
- De quins sistemes de seguiment disposarem per avaluar els resultats assolits?
- De quins sistemes d’acompanyament i suport disposarem per desplegar les millores específiques que cada àrea y equip requereixi?
Duent a terme l’auditoria: Com escoltem?
Un cop definit el model i posat en marxa el seu desplegament, caldrà escoltar a les persones.
L’auditoria l’estructurarem en els següents apartats:
1. Elements estratègics (anàlisi i governança) del model: Què s’espera de nosaltres i per a assolir què?
Conversant amb les persones haurem de donar resposta a preguntes com per exemple:
- Com valoren els elements estratègics del model?
- Quin és el seu impacte sobre els equips?
- Com els orienten en els seus comportaments i decisions?
- Com valoren el suport ofert als equips i àrees?
- Què cal millorar i què cal mantenir?
2. Elements operatius del model: que hem de fer i com hem de fer-ho?
L’aplicació d’un model d’aprenentatge organitzacional implica l’assumpció de compromisos i comportaments orientats a compartir i recopilar experiències i aprenentatges. El model contemplarà la definició de nous rols i responsabilitats per fomentar i donar suport a la recopilació i intercanvi dels coneixements crítics.
Algunes preguntes podrien ser les següents:
- En relació al desenvolupament del pla d’acció
- Quin és el seu grau de compliment?
- Què està funcionant bé i què caldria canviar?
- Quines dificultats estem trobant i quina seria la millor manera de superar-les?
- En relació a les activitats per compartir experiències i aprenentatge
- Què estem fent per promoure l’intercanvi d’experiències i aprenentatges?
- Com es valora aquest intercanvi?
- Què caldria per fer-lo de forma més eficient?
- Com es valora el suport ofert pels caps?
- En relació a les activitats per recopilar i fer difusió dels coneixements crítics
- Com es valoren les dinàmiques que permeten recopilar els coneixements crítics i posar-los a disposició dels que els necessiten?
- Com es podrien millorar?
- Quines altres dinàmiques es podrien promoure?
- Com es valora el suport rebut per aplicar aquestes dinàmiques?
Com ha ser l’auditoria?
En general es recomana que les auditories siguin força estructurades. Això garanteix poder fer una comparativa (benchmarking) dels resultats obtinguts entre diferents àrees d’una mateixa organització.
Dit això, us recomanem flexibilitat a l’hora de plantejar la conversa. Cal “explorar” possibles oportunitats de millora a mida que les aneu detectant.
Massa persones interpreten una auditoria com un “examen”. Us recomanem plantejar-la com una conversa informal (seguint els punts que calgui) que permeti identificar tant les bones pràctiques (allò que fem molt bé i caldria replicar) com les oportunitats de millora (allò que caldria fer de forma diferent per assolir els resultats esperats).
Un altre aspecte a tenir en compte és la capacitat de l’auditor (“escoltador”) per generar un ambient relaxat i de “confiança”. Plantejar preguntes obertes i encadenades i estar “conscientment atent” a les respostes ajudarà.