¿Cómo implantar un modelo de Gestión del Conocimiento?

De Chris Potter en Flickr

En los últimos meses nos han planteado en varias ocasiones esta cuestión: ¿Cómo implantar un modelo de gestión del conocimiento? Pero, respondamos primero a:

¿Qué es la gestión del conocimiento?

Definimos "conocimiento" como la capacidad de las personas para actuar (tomar decisiones) en base a una información determinada. Disponer de información es un requisito necesario para tener conocimiento sin embargo no es garantía suficiente. En las organizaciones actuales la disponibilidad de datos e información es, en ocasiones, excesiva. Este gran volumen de información no implica que las personas con acceso tengan el conocimiento necesario para tomar la decisión correcta.

La gestión del conocimiento se encarga organizar los recursos necesarios para garantizar que el conocimiento fluya entre aquellas personas que lo poseen y aquellas que lo necesitan para desarrollar sus funciones y tareas con éxito.

Para gestionar el conocimiento en una organización es necesario cumplir algunos requisitos, obvios , quizás, pero indispensables:

Identificar el conocimiento crítico.
Saber quién lo posee y quién lo requiere.

El flujo de conocimiento en las organizaciones tal y como lo entendemos en Knoco.

El modelo de Knoco deriva de atenta observación de las propias organizaciones. Tenemos, por una parte, la persona que posee el cocimiento y, por otra, la persona que lo requiere. El flujo de conocimiento puede producirse a través de dos vías diferentes. A través de la conversación entre ambas (flujo superior) o bien a través de la recopilación del conocimiento (flujo inferior). Nuestro modelo se basa en la identificación y gestión de los recursos necesarios para garantizar el intercambio del conocimiento clave.

El modelo de gestión del conocimiento

Implantar un modelo de gestión del conocimiento implica cambiar "qué cosas hacemos", revisar y establecer nuevos procesos y, dejar claro "cómo hay que hacerlas", definir nuevos procedimientos. Como cualquier cambio requiere de una evaluación previa, el establecimiento o revisión del marco, un plan de acción y el análisis de los resultados obtenidos para entrar en un modelo de mejora continua.

Hemos visto ya en el modelo del flujo del conocimiento que para que este se produzca es necesario:

Promover la comunicación entre las personas.
Identificar / captura, organizar / clasificar y poner a disposición / publicar el conocimiento.

Desde Knoco afirmamos que para potenciar estos flujos se requiere la interacción de tres elementos indispensables:

Las personas: Los puestos de trabajo que deben facilitar las condiciones necesarias y deben encargarse de la dinamización el proceso.

Los procesos: Que estipulan las acciones a llevar a cabo para dinamizar el flujo de conocimiento.

La tecnología: Que permite el almacenamiento de información, su clasificación, actualización y difusión.

Estos tres elementos descansan sobre la base de un modelo de gobernanza que define las expectativas de la organización, las responsabilidades asumidas por las personas, los indicadores, los objetivos a alcanzar, el modelo de motivación y los recursos a disposición de las personas.

¿Cómo llevarlo a cabo?

En primer lugar debemos conocer cuál es nuestro punto de partida. Para ello es necesario llevar a cabo una evaluación del grado en que los tres elementos (personas, procesos y tecnología) facilitan y promueven los flujos de conocimiento a través de la comunicación, la captura, la organización, el acceso y la publicación. Este análisis se complementa con la evaluación del sistema de gobernanza de la organización.

Una vez conocemos cuál es nuestro punto de partida debemos debemos definir la estrategia para la gestión del conocimiento, que debe de estar perfectamente alineada con el marco y las líneas estratégicas de la organización. La estrategia nos definirá cuáles son las actividades clave para el negocio e identificará el conocimiento requerido para que estas se puedan llevar a cabo. Definirá un mapa del conocimiento, una relación de los puestos clave y una propuesta de los proyectos piloto a desarrollar.

Para implantar la estrategia estableceremos el marco para la gestión del conocimiento que define los resultados a alcanzar en relación las personas, los procesos y la tecnología para garantizar la comunicación, la captura, la organización, el acceso y reutilización del conocimiento. Todo ello estableciendo las bases del modelo de gobernanza.

De los requerimientos detallados en el marco, identificaremos los proyectos piloto que consistirán en la implantación de diferentes herramientas para la gestión del conocimiento. Es necesario priorizar la implantación de los proyectos piloto en base a criterios como su grado de impacto sobre los resultados, la facilidad para su implantación y el alineamiento con la estrategia definida.

En paralelo y forma escalonada será necesario ir desarrollando el modelo de gobernanza. En su vertiente estratégica puede integrarse en el propio marco estratégico de la organización. En los aspectos relacionados con el desempeño y la evaluación de los resultados, puede integrarse en el modelo de dirección por objetivos. En cuando al apoyo requerido puede desarrollarse mediante la modificación y creación de nuevos puestos en el organigrama y la implantación de nuevas herramientas para la gestión del conocimiento.

Es absolutamente indispensable seguir cada uno de los pasos definidos, de otra manera puede suceder que:

Acabemos disponiendo de un conjunto de herramientas tecnológicas que nadie utiliza.

Hayamos implantado una serie de herramientas para gestión del conocimiento con un bajo impacto sobre la eficiencia de la organización.
Se dediquen recursos, básicamente tiempo y dinero, a proyectos no alineados con las estrategias de la organización.
Se acabe con la percepción de que esto de la gestión del conocimiento no es más que "otra moda sin utilidad alguna".
Hayamos implantando diferentes proyectos pero no seamos capaces de evaluar su impacto en los diferentes niveles de la organización.

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