Actius i propietaris del coneixement: qui és responsable de què

Bloc II: La gestió del coneixement a nivell estratègic, Àmbit A

Un actiu de coneixement sense propietari tendeix a quedar desactualitzat, duplicat o simplement oblidat. Assignar una responsabilitat clara sobre el manteniment de cada peça de coneixement és una de les decisions més senzilles i rendibles en gestió del coneixement.

Què hem de saber abans de començar?

Un actiu de coneixement és qualsevol peça de coneixement organitzat i reutilitzable: un procediment, una lliçó apresa consolidada, una base de dades de bones pràctiques, un mapa de competències.
Sense un propietari clar, un actiu de coneixement es degrada amb el temps: ningú l’actualitza, ningú decideix quan retirar-lo, ningú respon si algú té dubtes sobre ell.
El rol de propietari no exigeix que aquesta persona «sàpiga tot» el contingut: exigeix que garanteixi que l’actiu es manté vigent, accessible i de qualitat.
Distingir entre rols diferents ajuda: qui patrocina la iniciativa (sponsor), qui és responsable del contingut (propietari de l’actiu) i qui en dinamitza l’ús (per exemple, qui anima una comunitat de pràctica) no sempre és la mateixa persona.

Com fer-ho a la pràctica

Fes un inventari senzill dels actius de coneixement més crítics identificats en la teva estratègia i verifica quins no tenen propietari assignat.
Per a cada actiu, assigna explícitament una persona —no un departament genèric— responsable de mantenir-lo actualitzat.
Defineix una freqüència mínima de revisió (per exemple, cada sis o dotze mesos) perquè l’actualització no depengui només que algú se’n recordi.
Fes visible qui és el propietari de cada actiu directament en el mateix actiu (una capçalera, una fitxa), perquè qualsevol persona sàpiga a qui adreçar-se.

Errors freqüents i consells

Assignar la propietat a un departament sencer en lloc d’a una persona concreta: la responsabilitat difusa no genera manteniment real.
Crear actius de coneixement sense pla de manteniment, donant per fet que s’actualitzaran sols.
No revisar mai la llista de propietaris quan algú canvia de lloc o deixa l’organització.

Consell: en crear qualsevol actiu de coneixement nou, fes-te la pregunta «qui en serà el propietari?». Aquesta pregunta s’hauria de respondre abans de publicar-lo, no després.

Per seguir llegint

Amb l’estratègia definida, el lideratge compromès i els actius amb propietari clar, falta un últim ingredient a nivell estratègic: unes estructures de governança que sostinguin tot això en el temps. D’això tracta la següent píndola.