Què hem de saber abans de començar?

• Governar el coneixement significa decidir, de manera explícita, qui té autoritat per aprovar què es considera coneixement oficial de l’organització, quins actius es mantenen i quins es retiren, com es resolen els conflictes entre versions diferents d’un mateix coneixement.
• Una estructura de governança típica inclou un petit comitè o responsable de coneixement amb visió transversal, propietaris d’actius i, en organitzacions més madures, una persona amb responsabilitat global sobre el sistema de coneixement.
• La governança també defineix polítiques bàsiques: qui pot decidir quin és el coneixement «oficial», com es garanteix la qualitat mínima, i què passa quan dues àrees documenten el mateix procés de manera diferent.
• No cal una estructura complexa per començar: en organitzacions petites, un comitè que es reuneixi trimestralment pot ser suficient.

Com fer-ho a la pràctica

• Comença per les preguntes que la governança ha de respondre, no per l’organigrama: qui aprova que alguna cosa sigui coneixement oficial?, qui decideix si es retira un actiu obsolet?, qui resol una discrepància entre dues versions?
• Dissenya l’estructura més lleugera possible que respongui a aquestes preguntes: per a la majoria de les organitzacions, això significa un comitè petit i una reunió periòdica, no un departament nou.
• Integra la governança del coneixement amb estructures ja existents quan sigui possible (per exemple, el mateix sistema de gestió de qualitat ISO 9001, si l’organització ja el té).
• Documenta les polítiques bàsiques en un espai accessible: qui pot publicar, amb quins criteris de qualitat, i com es revisa periòdicament.

Errors freqüents i consells

• Crear una estructura de governança tan feixuga que alenteix més del que ordena.
• No definir cap governança, deixant que cada àrea gestioni el seu coneixement com vulgui, generant duplicitats i contradiccions.
• Confondre governança amb control excessiu: l’objectiu és donar claredat i qualitat, no burocratitzar cada publicació.

Consell: si la teva organització ja té un sistema de gestió de qualitat, comença per integrar-hi la governança del coneixement en lloc de crear una estructura paral·lela.

Per seguir llegint

Un cop definit qui decideix què, cal saber si les decisions i les pràctiques de gestió del coneixement estan funcionant. La següent píndola tracta d’indicadors i quadres de comandament.