Què hem de saber abans de començar?

• Aquest tipus d’entrevista no busca que la persona «expliqui tot el que sap» de manera genèrica, sinó fer aflorar coneixement tàcit concret mitjançant preguntes guiades basades en situacions i decisions reals.
• Funciona millor amb una estructura tipus cadena: es parteix d’un cas real («explica’m l’última vegada que aquest procés va sortir malament») i se segueix preguntant en profunditat («què vas observar que et va fer adonar-te’n?», «una persona nova hauria detectat aquest senyal?»).
• És preferible fer-la amb prou antelació a la sortida de la persona, no l’últim dia, quan ja no hi ha temps d’aprofundir ni de contrastar el que s’ha capturat.
• El resultat de l’entrevista no és un document final per si sol: s’ha de complementar, quan sigui possible, amb acompanyament directe a qui rep el traspàs.

Com fer-ho a la pràctica

• Identifica amb antelació, a partir de l’anàlisi de risc del coneixement crític, quines persones i quin coneixement prioritzar per a aquest tipus d’entrevista.
• Prepara l’entrevista amb antelació: identifica dues o tres situacions o decisions reals i difícils sobre les quals preguntar en profunditat, en lloc d’improvisar preguntes genèriques.
• Durant l’entrevista, segueix la cadena de preguntes (situació → què va observar → què va decidir → com ho reconeixeria algú nou) en lloc de conformar-te amb la primera resposta.
• Complementa l’entrevista, sempre que sigui possible, amb una sessió d’acompanyament pràctic entre la persona que se’n va i qui rep el coneixement.

Errors freqüents i consells

• Fer l’entrevista l’últim dia, sense marge per aprofundir ni per contrastar el que s’ha capturat amb la pràctica real.
• Formular preguntes massa genèriques («explica’m tot el que saps»), que produeixen respostes igual de genèriques.
• No integrar el resultat de l’entrevista amb la resta d’actius de coneixement.

Consell: identifica les persones prioritàries per a aquest tipus d’entrevista amb almenys sis mesos d’antelació quan sigui possible — el coneixement tàcit no es captura bé amb presses.

Quin paper pot tenir la IA en aquest apartat? Preparar les preguntes més rellevants a partir del rol i la trajectòria de la persona, conduir la mateixa entrevista i estructurar després el coneixement capturat en un format reutilitzable és, de nou, una feina d’alt volum que abans rarament es feia amb el rigor necessari. La IA pot donar suport a cadascun d’aquests passos, sempre amb una persona validant el resultat final. Es detalla en el bloc dedicat a la IA aplicada a la gestió del coneixement.

Per seguir llegint

Capturar el coneixement crític abans que algú se’n vagi és fonamental, però arriba millor si forma part d’un procés planificat, no d’una entrevista aïllada d’última hora. D’això tracta el pla de transferència de coneixement de la següent píndola.

Cas relacionat: El cas d’aquest àmbit comparteix amb aquesta idea el mateix principi de fons: capturar l’experiència real mitjançant preguntes estructurades, no mitjançant plantilles o documents genèrics.