Què hem de saber abans de començar?

• El World Café estructura la conversa: petits grups roten per diverses taules, cadascuna amb una pregunta diferent, i un «amfitrió de taula» fix connecta les idees de les diferents rondes de participants.
• L’Open Space, en canvi, no fixa l’agenda per endavant: són els mateixos participants qui proposen els temes a tractar a l’inici de la sessió, seguint el principi que «qui hi sigui és la persona adequada».
• Tots dos formats funcionen millor amb grups nombrosos (des de vint fins a diversos centenars de persones) i amb preguntes o temes genuïnament oberts, on no existeix una resposta correcta predefinida.
• El seu objectiu no és arribar a una decisió tancada en la mateixa sessió, sinó generar idees, connexions i compromisos que després es recullen i es treballen amb més detall.

Com fer-ho a la pràctica

• Tria el World Café quan vulguis estructura i diverses perspectives creuades sobre unes poques preguntes ben definides; tria l’Open Space quan el repte sigui més ampli i vulguis que emergeixin els temes realment rellevants per al grup.
• Inverteix temps a formular bé les preguntes inicials del World Café: busca preguntes obertes que tractin realment el tema a treballar.
• A l’Open Space, confia en el principi de «la llei dels dos peus»: permet que les persones es moguin lliurement entre converses si senten que no aporten ni aprenen res.
• Planifica sempre un moment de tancament i síntesi: sense recollir i compartir després allò generat, bona part del valor de la sessió es perd.

Errors freqüents i consells

• Utilitzar aquests formats per a temes on en realitat ja existeix una decisió presa, generant la sensació de participació simulada.
• No deixar temps ni recursos per processar després allò generat a la sessió, deixant tota l’energia de l’esdeveniment sense continuïtat real.
• Sobrecarregar el World Café amb massa preguntes o rondes, esgotant els participants en lloc d’aprofundir.

Consell: si és la primera vegada que la teva organització utilitza aquests formats, comença amb una versió més curta i acotada abans d’intentar una sessió d’un dia complet.

Quin paper pot tenir la IA en aquest apartat? Una IA pot ser especialment útil en la fase de síntesi: transcriure i agrupar automàticament les idees recollides en desenes de taules o converses paral·leles, una cosa que manualment pot trigar dies. Ben utilitzada, allibera temps de l’equip facilitador per centrar-se en el que realment importa: fer que la conversa a la sala sigui rica i honesta.

Per seguir llegint

El World Café i l’Open Space mobilitzen moltes persones al voltant de preguntes obertes. Un altre format, més orientat a mostrar i posar en valor el coneixement ja existent a l’organització, és la fira de coneixement, tema de la següent píndola.

Cas relacionat: El cas del Gurteen Knowledge Café, inclòs en aquest àmbit, és en essència una adaptació del format de conversa oberta a un context de comunitat professional sostinguda en el temps, més enllà d’un esdeveniment puntual.