Què hem de saber abans de començar?

• Un pla de gestió del coneixement en un projecte defineix, des de l’inici, quin coneixement serà necessari, quin coneixement crític es generarà, com es capturarà durant el projecte (no només al final), i com es transferirà a qui el necessiti després.
• No tots els projectes necessiten un pla d’aquest tipus: té més sentit en projectes d’alta rellevància (gran cost, alt risc, alta singularitat, o amb poques probabilitats de repetir-se en el futur).
• El pla ha de cobrir tant la captura durant l’execució (lliçons apreses intermèdies, no només en tancar) com la transferència en finalitzar (a qui, en quin format, amb quina prioritat).
• Integrar la gestió del coneixement en la gestió de projectes convencional (com una dimensió més, juntament amb l’abast, el temps i el cost) facilita molt més el seu compliment que tractar-la com una activitat a part i opcional.

Com fer-ho a la pràctica

• Identifica, a l’inici del projecte, quin coneixement es requerirà, durant el projecte quin serà crític i difícil de recuperar si no es captura durant l’execució (decisions clau, criteris de disseny, relacions amb agents externs).
• Inclou fites de captura de coneixement al llarg del projecte, no només al final: molt coneixement rellevant es perd si s’espera al tancament per intentar reconstruir-lo de memòria.
• Defineix des de l’inici qui és el destinatari del coneixement que es generarà (un altre equip, un client, la mateixa organització) i en quin format el necessitarà.
• Assigna la responsabilitat de la gestió del coneixement del projecte a una persona concreta, igual que s’assigna la responsabilitat del pressupost o del cronograma.

Errors freqüents i consells

• Aplicar un pla de gestió del coneixement exhaustiu a tots els projectes per igual, generant una càrrega burocràtica innecessària en projectes de baix risc o alta repetició.
• Deixar tota la captura de coneixement per al tancament del projecte, quan gran part del context i el detall ja s’ha perdut o oblidat.
• No definir amb claredat qui necessitarà el coneixement generat, la qual cosa fa que es documenti de manera genèrica i poc útil per a ningú en concret.

Consell: si has de triar on posar l’esforç, prioritza els projectes singulars o d’alt risc, on perdre el coneixement generat té el cost més gran per a l’organització.

Quin paper pot tenir la IA en aquest apartat? En projectes llargs i complexos, una IA pot ajudar a mantenir viu el coneixement generat al llarg del temps: resumint periòdicament decisions preses en reunions o documents, o alertant quan una fita de captura de coneixement prevista al pla no s’ha completat. El criteri sobre quin coneixement és realment crític continua sent responsabilitat de l’equip del projecte.

Per seguir llegint

Planificar la captura de coneixement durant un projecte redueix el risc de perdre’l al final. Però també convé aprofitar, des del principi, el que ja se sap de projectes anteriors. La següent píndola, que tanca aquest àmbit, tracta sobre revisar les lliçons apreses abans de començar un projecte nou.

Cas relacionat: El cas d’aquest àmbit, sobre el model de benchmarking de maduresa de l’APQC, situa la planificació deliberada de la gestió del coneixement en projectes com un tret característic de les organitzacions amb més nivell de maduresa.