Què hem de saber abans de començar?

• La revisió de lliçons apreses a l’inici d’un projecte (de vegades anomenada «lessons learned before action» o revisió prèvia) consisteix a consultar de manera deliberada l’experiència de projectes anteriors similars, abans de prendre les decisions inicials del projecte nou.
• És el pas que amb més freqüència se salta a la pràctica: moltes organitzacions inverteixen esforç a capturar lliçons apreses, però no tenen cap mecanisme sistemàtic per consultar-les abans de començar alguna cosa nova.
• Perquè aquesta revisió sigui possible, el coneixement capturat en projectes anteriors ha de ser fàcil de trobar i filtrar per tipus de projecte o de repte, no estar dispers en informes de tancament que ningú no torna a obrir.
• El valor d’aquesta pràctica depèn de la utilitat de les lliçons capturades anteriorment: si les lliçons apreses del passat van ser edulcorades o poc crítiques, la seva revisió aporta poc valor real.

Com fer-ho a la pràctica

• Inclou la revisió de lliçons apreses com un pas formal en la fase d’arrencada de qualsevol projecte de certa rellevància, no com una cosa opcional que depèn de la iniciativa personal del responsable.
• Facilita la localització de les lliçons rellevants per tipus de projecte, client o repte, en lloc d’obligar a revisar manualment desenes d’informes de tancament.
• Dedica una sessió breu i específica a aquesta revisió a l’inici del projecte, amb les persones clau del nou equip, en lloc d’assumir que ja coneixen l’experiència prèvia pel seu compte.
• Fes un seguiment senzill de si les lliçons revisades realment van influir en alguna decisió del projecte nou, per verificar que l’exercici té un impacte real i no és només un tràmit.

Errors freqüents i consells

• Capturar lliçons apreses amb disciplina però no tenir cap mecanisme per consultar-les abans de projectes futurs, perdent la major part del seu valor potencial.
• Assumir que els equips nous ja coneixen l’experiència rellevant de projectes anteriors, sense verificar-ho de manera explícita.
• Revisar lliçons apreses de manera genèrica, sense filtrar les realment rellevants per al tipus concret de projecte que es començarà.

Consell: si la teva organització té un arxiu gran de lliçons apreses però no existeix l’hàbit de consulta, comença per fer obligatòria aquesta revisió només en els projectes de més rellevància, abans d’intentar estendre-la a tots.

Quin paper pot tenir la IA en aquest apartat? Aquest és un dels casos d’ús més clars de la IA en gestió del coneixement: localitzar, entre centenars de lliçons apreses de projectes anteriors, les realment rellevants per al projecte que està a punt de començar, en qüestió de minuts en lloc de dies. Ben aplicat, aquest únic pas pot ser el que més aprofiti la feina ja invertida a documentar lliçons apreses.

Per seguir llegint

Amb això tanquem l’àmbit de millorar l’operativa a partir de l’experiència, i amb ell, el Bloc III complet sobre gestió del coneixement a nivell operatiu. El següent article d’aquest àmbit és un cas: com el model de benchmarking de maduresa de l’APQC ajuda les organitzacions a situar el seu propi nivell de millora contínua.

Cas relacionat: El cas d’aquest àmbit, sobre el model de benchmarking de maduresa de l’APQC, ofereix un marc per valorar si una organització té realment instaurada la pràctica de revisar i aplicar lliçons apreses de manera sistemàtica.