El aprendizaje: el reto de la gestión del conocimiento

Son muchas las organizaciones que realizan esfuerzos para documentar y poner a disposición de los equipos los procesos clave. Es necesaria la reflexión sobre qué hay que capturar, la organización, el diseño, la estructuración de los contenidos y llevar a cabo las mejores soluciones para ponerlos a disposición de los diferentes equipos. 

Puede parecer que el hecho de poner a disposición la documentación requerida para realizar una determinada tarea sea suficiente para garantizar su correcto aprendizaje. Sin embargo, ello no es así.
Esta situación puede producir una cierta frustración: “tienen a disposición las directrices y mejores prácticas necesarias para llevar a cabo sus tareas, pero son muy pocos los que las consultan”.

Seamos claros, la “recopilación de conocimiento” se traduce en la generación de información que, aún puesta a disposición, no garantiza el aprendizaje.

Aprende quien quiere aprender y tiene interés para ello. El aprendizaje es individual y se produce mediante el estudio, la reflexión, el debate y la práctica. Distinguiremos dos modelos de aprendizaje:
1.- El aprendizaje formal, que se produce a través de acciones planificadas (cursos, talleres, …) que establecen unos objetivos de aprendizaje, un calendario, unas actividades predefinidas y, normalmente, una evaluación de los “conocimientos adquiridos”.
2.- El aprendizaje informal, que se produce mediante conversaciones con compañeros, la observación y la práctica. Sucede de forma no prevista y por voluntad de la persona. Se acepta que alrededor del 75 % del aprendizaje que produce a lo largo de la vida se produce de de manera informal.

¿Qué puede hacer una organización para promover el aprendizaje (informal)?

Más allá de la formación tradicional (cursos, seminarios, …) las organizaciones deben promover
el aprendizaje entre personas y equipos. ¿Qué pueden hacer al respecto?

1.- Promover la comunicación y el intercambio de experiencias entre personas ya sea de diferentes áreas o de un mismo departamento.
Existen diferentes formatos que facilitan la interacción y el aprendizaje:
Actividades como el world o knowledge café, correctamente planificadas y dinamizadas, permiten el intercambio de experiencias e incluso la identificación de acciones de mejora.
Las comunidades de práctica (equipos más estables en el tiempo) son excelentes plataformas para compartir dudas, elaborar una relación de las respuestas a las preguntas más frecuentes, redactar el conjunto de mejores prácticas asociadas a determinadas funciones o tareas o elaborar documentación complementaria.
Las sesiones de apoyo entre equipos (peer assist) son de gran utilidad para igualar, por la parte superior, los resultados asociados a indicadores obtenidos por diferentes equipos que trabajan en unidades o proyectos similares.
Las sesiones de revisión de las experiencias, las lecciones aprendidas o las recomendaciones a tener en cuenta antes de iniciar una tarea o proyecto de una determinada complejidad son de obligado cumplimiento en muchas organizaciones. Estas sesiones permiten acceder a las experiencias acumuladas por la organización y tenerlas en cuenta en la planificación de actividades semejantes.
A lo largo de un proyecto, actividades como la revisión después de la acción permiten el aprendizaje a través de la valoración de los resultados alcanzados y la identificación de los elementos de mejora requeridos para la próxima ocasión.
Y, a su finalización, las acciones de reflexión y análisis retrospectivo permiten la recopilación de las lecciones aprendidas que prevendrán la repetición de errores ya cometidos y facilitarán la aplicación de las mejores prácticas identificadas.

2.- Poner a disposición espacios físicos y virtuales que faciliten el contacto entre las personas.
Las anteriores actividades requieren de espacios adecuados para facilitar la comunicación. Puede tratarse de salas multifuncionales en las que los equipos puedan centrarse en el análisis de determinadas situaciones o resultados, la identificación de las causas de errores cometidos, la definición de las lecciones aprendidas, … También es recomendable disponer de espacios virtuales para que los equipos, que no estén físicamente en un mismo lugar, puedan llevar a cabo estas mismas tareas. Deben estar equipados con servicio de videoconferencia, posibilidad de acceso y edición de archivos compartidos y algún sistema para la asignación y seguimiento de tareas.

3.- Asignar tiempo para la comunicación e intercambio de experiencias.
Es necesario comprender que una parte del tiempo de la actividad laboral (la verdad es que no es necesaria una gran cantidad de tiempo) debe dedicarse a estos procesos y actividades relacionadas con el intercambio de experiencias, la reflexión sobre resultados y la identificación y difusión de las lecciones aprendidas. Está perfectamente demostrado el impacto positivo de estas actividades sobre la reducción de errores, la eficiencia de los procesos, la identificación de mejoras en la seguridad, …

4.- Facilitar la práctica de tareas complejas en entornos seguros: simuladores, roleplays.
El aprendizaje a través de la práctica en entornos seguros es una de las mejores formas de aprender la realización de determinadas tareas. Ya hace años que se utilizan simuladores para que los pilotos puedan practicar sin ningún riesgo la realización de determinadas maniobras en situaciones extremas. La tecnología de impresión en 3D y las nuevas técnicas de realidad aumentada están ya aplicándose en la preparación de operaciones quirúrgicas de alta complejidad. No obstante, determinadas simulaciones pueden llevarse a cabo sin la necesidad de disponer costosas máquinas o programas. Son de gran eficacia para el aprendizaje la realización de role plays para simular la interacción entre personas. Se aplican en el aprendizaje de habilidades relacionadas con la negociación, la venta, la dirección de equipos, la mejora de la comunicación, …

5.- Acompañar a las personas y equipos en la aplicación práctica de las tareas clave.
El proceso de aprendizaje requiere de un esfuerzo y una disciplina. Aun cuando el grado de motivación sea elevado, el apoyo y el acompañamiento por parte de un referente o del propio responsable del equipo suele ser indispensable. Este apoyo debe basarse en un pacto previo que puede hacer referencia al cumplimiento de determinados plazos, la supervisión de tareas, la resolución de dudas y la evaluación conjunta de los logros alcanzados.

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About the Author: Joaquim Carbonell

Joaquim Carbonell

Soy socio Director de Neos www.neos.cat y representamos a Knoco www.knoco.com en España.
Trabajamos acompañando a las organizaciones en procesos de mejora a través de la gestión del conocimiento y el aprendizaje de las personas. Desarrollamos nuestro trabajo compartiendo conocimientos y experiencias y acompañando a las personas en la elección del mejor camino para su mejora profesional y de su organización.
He desarrollado mi experiencia profesional como directivo del área comercial y de marketing de empresas del sector servicios durante 9 años.
Desde 1999, trabajo en desarrollo de proyectos relacionados con el aprendizaje de las personas y la mejora de las organizaciones.
He trabajado, colaborando como consultor externo, para diferentes áreas funcionales de la empresa: dirección general y gerencia, recursos humanos, dirección comercial y marketing y el área de gestión de la calidad.

1 comentario

  1. Maribel

    Gracias por el articulo trabajar con las empresas en Gestión de Conocimiento no es fácil porque no creen que sea un tema importante.

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