El Marco de Sendai y la Gestión del Conocimiento

El 11 de marzo de 2011 la ciudad de Sendai (Japón) fue sacudida por un gran terremoto de magnitud 9,0 que tuvo el epicentro a 130 km de la ciudad; el posterior tsunami arrasó su gran parte, y también el aeropuerto.

¿Qué es el marco de Sendai?

A no ser que estés familiarizado con aspectos que tengan que ver con la Protección Civil y la Reducción del Riesgo de Desastres, es posible que desconozcas qué es el Marco de Sendai.

Este documento que recoge un conjunto de recomendaciones adoptadas por la tercera Conferencia Mundial de las Naciones Unidas que se celebró en Sendai (Japón) en 2015, establece cuatro prioridades de acción:

  1. Comprender el riesgo de desastres.
  2. Fortalecer la gobernanza del riesgo de desastres para gestionar dicho riesgo.
  3. Invertir en la reducción del riesgo de desastres para la resiliencia.
  4. Aumentar la preparación para casos de desastre, para “reconstruir mejor”, en los ámbitos de la recuperación, la rehabilitación y la reconstrucción.

¿Qué persigue?

Para desarrollar cada una de estas cuatro prioridades propone una serie de recomendaciones. Algunas de ellas son:

  • Desarrollar políticas de prevención y elaborar planes de actuación.
  • Recopilar y analizar los datos que faciliten la toma de decisiones.
  • Difundir los conocimientos necesarios a todos los implicados en la prevención y en la reducción del impacto.
  • Intercambiar experiencias entre organizaciones y países.
  • Reforzar la colaboración entre personas.
  • Promover la investigación.
  • Establecer unos objetivos claros y llevar a cabo las actividades que permitan alcanzarlos.
  • Promover redes de colaboración.

¿Cómo sugiere hacerlo?

Se da una gran importancia al hecho de compartir experiencias y promover el aprendizaje. Se recomienda la aplicación de procesos específicos para compartir y recopilar conocimiento.

En concreto se hace referencia explícita la necesidad de:

  • Promover el intercambio de capacidades, experiencias y enseñanzas.
  • Llevar a cabo la recopilación y el intercambio de buenas prácticas.
  • Promover el aprendizaje y la evaluación entre pares.
  • Promover la realización de ejercicios de preparación y simulacros.

¿Pero cómo llevarlo a cabo en la práctica?

Veamos como llevar a cabo, en la práctica, estas actividades:

El intercambio de capacidades, experiencias y enseñanzas

El intercambio de experiencias y aprendizajes tiene por objeto compartirlos para:

  1. Reproducir, en situaciones similares, aquellas decisiones que se hayan valorado como acertadas y tengan sentido en la situación actual.
  2. Evitar que se repitan errores o aquellas decisiones que no hayan dado el resultado esperado.

Algunos de los procesos para la gestión del conocimiento que tienen sentido en estas situaciones son:

  • La revisión después de la acción que permite identificar lo aprendido dando respuesta a una serie de preguntas concretas, inmediatamente después de que haya finalizado alguna actividad relacionada con la prevención o la reducción del riesgo de desastres. Las cuestiones a responder son las siguientes:

1) Qué resultados concretos se esperaban de la acción, cuales eran los objetivos que se habían planteado.

2) Cuales fueron los resultados realmente alcanzados.

3) Cuales fueron las causas de las diferencias.

4) Qué hemos aprendido, en relación a lo que deberíamos repetir o llevar cabo de forma diferente, en una futura ocasión.

5) Qué debemos hacer para asegurar que se mantiene aquello realizado correctamente y que se corrige lo necesario.

6) Para quién pueden ser útiles los aprendizajes identificados.

  • En el caso de actividades o proyectos más complejos, otra manera de recopilar los aprendizajes que se hayan producido es mediante el llamado análisis retrospectivo. Éste tiene lugar a la finalización del proyecto y prioriza todos los aprendizajes que se hayan recopilado mediante las revisiones después de la acción que se hayan llevado a cabo. Algunas de las cuestiones a plantearnos durante este análisis son las siguientes: de lo que hicimos, qué haríamos igual, qué deberíamos hacer diferente y que deberíamos dejar de hacer y, de lo que no hicimos, qué deberíamos haber hecho. Las conclusiones de pueden recopilar en forma de lecciones aprendidas.
  • Otra forma de intercambiar experiencias y enseñanzas es mediante la creación y dinamización de comunidades de práctica: grupos de profesionales que comparten una práctica o actividad común. Pueden tener diferentes objetivos, pero en general se organizan para poner en común las respuestas a las dudas planteadas y las experiencias que se considere de utilidad compartir.

La recopilación y el intercambio de buenas prácticas

Podemos definir una buena práctica como la mejor manera, hasta el momento identificada, para llevar a cabo una tarea relacionada con la prevención o la reducción del riesgo de desastres. Las buenas prácticas se identifican mediante la repetición sistemática de la tarea, introduciendo modificaciones y evaluando el impacto de éstas. Las buenas prácticas deben validarse antes de incorporase a los procesos operativos. Es importante garantizar su difusión para asegurar que todos los equipos actúan de la manera estipulada.

Otro sistema para difundir los aprendizajes es a través de las llamadas lecciones aprendidas: recomendaciones concretas en relación con lo que se debe (o no se debe) hacer en determinadas situaciones. Pueden formar parte de las conclusiones de las acciones de revisión después de la acción o del análisis retrospectivo. Son el fruto de aciertos en el desarrollo de proyectos para la prevención o la reducción del riesgo de desastres, pero también pueden generarse a partir de las conclusiones derivadas del análisis de errores cometidos. Serán de mayor utilidad en la medida en que seamos capaces de definir el contexto, acotar las situaciones en las que debemos tenerlas en cuenta y determinar los colectivos que puedan beneficiarse de ellas. Suelen detallar las causas del éxito o fracaso que las hayan generado y presentarse bajo la forma de recomendaciones de “lo que hay” o “lo que no hay que hacer”. Es importante establecer un mecanismo para fomentar su identificación, validación y difusión. Suelen organizarse en las llamadas bases de lecciones aprendidas, bases de datos que permite una rápida localización.

El aprendizaje y la evaluación entre pares

Los verdaderos expertos en la realización de las tareas para la prevención o para la reducción del riesgo de desastres son los propios equipos y especialistas a los que se les ha asignado esta responsabilidad. Han aprendido mediante la repetición de simulaciones, la reflexión y su participación en situaciones reales. Los resultados de las acciones relacionadas con la prevención o la reducción del riesgo de desastres difícilmente serán homogéneos en diferentes situaciones o territorios: algunos destacarán en unos aspectos y otros obtendrán mejores resultados en otros. La disponibilidad de indicadores para evaluar estas diferencias nos puede permitir organizar sesiones de intercambio entre pares para que los que obtengan los mejores resultados puedan compartir sus experiencias con el resto de los equipos.

El aprendizaje entre pares suele plantearse en tres situaciones diferentes:

  • El aprendizaje entre pares “antes” implica la colaboración entre el equipo experimentado y el que requiere el apoyo, desde antes del inicio del proyecto, durante la etapa de planificación. El equipo experimentado, se reúne con su homólogo, para aportar su experiencia con relación al proyecto a planificar. Para sacar el máximo partido de estas reuniones es necesario planificarlas estableciendo los objetivos del proyecto, definiendo los aprendizajes a compartir, garantizando la participación de las personas que los posean y recopilando las principales aportaciones del equipo con experiencia. Existen diferentes formatos predefinidos para llevar a cabo este tipo de reuniones.
  • El aprendizaje entre pares “durante” implica el apoyo del equipo experimentado durante acciones de simulación o situaciones reales. El equipo con más experiencia presta su apoyo como refuerzo y para ayudar a solucionar problemas concretos no previstos. Para que este apoyo surja el efecto deseado es importante identificar el problema, su causa (para lo que el apoyo del equipo experimentado puede ser de vital importancia) y solicitar la ayuda con la máxima rapidez posible.
  • La evaluación suele llevarse a cabo una vez finalizada la simulación o la situación real de emergencia, aunque tiene también sentido para evaluar planes de actuación, antes de que sea necesario aplicarlos, para identificar posibles mejoras. Ello forma parte del llamado aprendizaje “después”. Mediante la evaluación, el equipo experimentado aporta sus conocimientos, para identificar posibles mejoras en la planificación o bien en futuras acciones, si ésta se produce una vez hayan finalizado.

Ejercicios de preparación y simulacros

El principal reto de las organizaciones es transformar en conocimiento la información recopilada en procesos, buenas prácticas, bases de lecciones aprendidas, …. Ello implica conseguir las personas desarrollen nuevas habilidades, modifiquen sus comportamientos y mejoren su capacidad para tomar decisiones. Una de las mejores maneras para conseguirlo es mediante la realización de simulacros en entornos seguros que fomenten la adquisición de nuevos hábitos y permitan una reflexión posterior que lleve al aprendizaje. Éstos deben plantearse partiendo de unos objetivos de aprendizaje y deben de estar diseñados para fomentar la práctica, tantas veces como sea necesario, y la reflexión que permita confirmar o desarrollar las mejores prácticas hasta el momento identificadas.

La gestión del conocimiento nos ofrece otros procesos para compartir y recopilar conocimiento. Algunos de ellos son el plan de la gestión a lo largo de un proyecto, equipos de mejora, storytelling, dinámicas para identificar conocimiento, … Cada uno de ellos tiene unas particularidades y utilidades propias. Si necesitas más información no dudes en solicitárnosla.

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About the Author: Joaquim Carbonell

Joaquim Carbonell

Soy socio Director de Neos www.neos.cat y representamos a Knoco www.knoco.com en España.
Trabajamos acompañando a las organizaciones en procesos de mejora a través de la gestión del conocimiento y el aprendizaje de las personas. Desarrollamos nuestro trabajo compartiendo conocimientos y experiencias y acompañando a las personas en la elección del mejor camino para su mejora profesional y de su organización.
He desarrollado mi experiencia profesional como directivo del área comercial y de marketing de empresas del sector servicios durante 9 años.
Desde 1999, trabajo en desarrollo de proyectos relacionados con el aprendizaje de las personas y la mejora de las organizaciones.
He trabajado, colaborando como consultor externo, para diferentes áreas funcionales de la empresa: dirección general y gerencia, recursos humanos, dirección comercial y marketing y el área de gestión de la calidad.