El suport entre equips: Quan la solució als reptes està “a casa”.

A totes les organitzacions apareixen reptes que són recurrents. Situacions que requereixen d’una solució que algú altre ja ha trobat. Fomentar el contacte i el suport entre equips que duen a terme tasques o funcions similars incrementa la confiança i facilita que, de forma natural, es duguin a terme sessions de suport entre equips.
Existeixen diferents dinàmiques per formalitzar aquest suport. Totes elles tenen en comú les següents passes:

Identificar de forma clara el reptes
Dur a terme les reunions necessàries per identificar la solució més adient.

Veiem com fer-ho:

La cultura d’aprenentatge

Implantar dinàmiques de suport entre equips a les organitzacions requereix de l’existència d’una cultura d’aprenentatge basada en la cooperació i la generositat.
Qui pregunta ho fa per millorar.
Cal vèncer la por al “pensaran que no som prou aptes per fer la nostra feina”. Aquesta és la principal a barrera a superar; una barrera que pot dificultar l’aprenentatge i el progrés professional.
El paper dels caps i responsables és crucial: Cal que fomentin l’intercanvi d’experiències i reconeguin el coratge dels que pregunten i el valor que aporten els que comparteixen la seva experiència. Aquest compromís implica un seguiment dels resultats d’aquestes activitats i el suport en la introducció de millores en les dinàmiques.

Dinàmiques per compartir aprenentatges

La gestió el coneixement ens ofereix diferents dinàmiques per a compartir aprenentatges:
A nivell de col·lectius professionals, una excel·lent solució ens l’aporten les comunitats de pràctica. Es tracta d’espais de trobada que, pensats per a poder compartir dubtes i experiències, entre persones que desenvolupen una mateixa pràctica professional.
Dins d’un mateix equip, trobem activitats com la revisió desprès de l’acció i l’anàlisi retrospectiva que busquen, en acabar una activitat o un projecte, identificar i compartir els aprenentatges que s’hagin produït.
Per compartir aprenentatges i experiències entre equips la metodologia més sòlida i contrastada és l’anomenat suport entre equips.

El suport entre equips

Les sessions de suport entre equips són reunions estructurades i dinamitzades per una persona experta que es duen a terme en la fase de planificació un projecte per a incorporar, des de l’inici, l’experiència d’un altre equip en la planificació i execució de projectes de similars característiques.
Hi participen dos equips que compten amb el suport de les seves direccions:

L’equip amfitrió que és que haurà de planificar i executar el nou projecte i
l’equip convidat que compartirà la seva experiència en altres projectes similars.

Cal definir, des d’un primer moment, quins són els principals reptes de l’equip amfitrió. Aquests han de quedar clars i permetran establir els objectius de la sessió. Es recomanable compartir amb antelació la informació relativa a quests punts a tractar.
La reunió pot durar des d’unes quantes hores, a diferents dies. Tot dependrà de la complexitat del projecte i de la quantitat de temes a tractar. Es recomana definir un programa que permeti:

Generar les màximes sinèrgies entre els participants.
Expressar el valor i l’impacte que s’espera de la reunió.
Presentar el projecte de l’equip amfitrió amb la profunditat necessària.
Recordar els reptes als que donar resposta.
Compartir les experiències i desenvolupar les respostes als reptes, per part de l’equip convidat. Si cal, es poden crear subgrups de treball per tractar temàtiques especialitzades.
Facilitar les converses de forma que es garanteixi una correcta comprensió del reptes i les solucions proposades.
Arribar a un consens (recollit de forma documentada) sobre les conclusions de la reunió.

És molt recomanable plantejar les conclusions en el format “how to”: Com s’ha de fer …
Donant resposta a:
Per aconseguir “tal” resultat …

El que cal fer és … , i cal fer-ho d’aquesta manera.
El que no s’ha de fer és …

Cal difondre aquestes conclusions a totes les persones que vagin a participar en el projecte.

El suport entre companys

La versió individual del suport entre equips és el suport entre companys. Es pot dur a terme:

A l’inici de la incorporació d’una persona al seu lloc de treball. Una tècnica sovint emprada en aquestes circumstàncies és la del “shadowing” per la que la persona de nova incorporació es converteix en l’ombra d’una altre amb més experiència.
Quan sorgeixen dubtes i disposem d’un expert intern que ens pot donar resposta a la millora manera de fer determinades tasques. Davant d’aquesta situació es poden plantejar reunions de curta durada o produir-se desplaçaments a altres seus de l’organització per compartir algunes estones durant l’operativa sobre la que es vulgui ampliar coneixement.
Quan es preveu que la persona requereixi un suport continuat en el temps, se li pot assignar la figura del “mentor”. Aquest ha de tenir una experiència contrastada en la realització de les funcions i tasques i ha de posseir una mínima capacitat pedagògica. El “mentor” assumeix la responsabilitat de facilitar l’aprenentatge durant un període de temps concret.

Aquestes dinàmiques són més fàcils de dur a terme ja que tenen una complexitat logística molt més baixa que en el cas del suport entre equips. Cal, no obstant, tenir en compte alguns requeriments:

Definir els objectius d’aprenentatge a assolir.
Assegurar l’expertesa de la persona que durà a terme la transferència de coneixement.
Preveure les competències sobre les que caldrà treballar.
Fer una valoració final de l’aprenentatge assolit.

L’impacte generat

Les organitzacions que han introduït aquest tipus de dinàmiques han detectat canvis en la seva cultura relacionats amb un augment de la comunicació entre unitats independents, un major sentiment de pertinença a l’organització i un increment de la satisfacció pel treball realitzat.
En concret, l’impacte sobre els resultats estarà relacionat amb:

Un increment de l’eficiència de processos i projectes en reduir el nombre accidents i incidències i incorporar a l’operativa de treball les millors pràctiques identificades.
L’acceleració de l’aprenentatge dels equips en disposar de la informació actualitzada quan aquesta és requerida.
La generació d’estalvis en no ser necessari retrobar la solució a reptes que ja han estat superats.
L’increment de la capacitat d’adaptació de l’organització a nous entorns i situacions.
L’equiparació, per la banda alta, dels resultats d’equips i unitats amb funcions i tasques comunes.

L’impacte sobre els equips i les persones serà el següent:

Se’ls empodera i se’ls orienta cap a l’acció i el canvi.
Millora de la col·laboració entre equips i persones.
Augment del seu compromís i la seva responsabilitat.