Glosario de términos relativos a la Gestión del Conocimiento

Términos generales

  • Datos: Medidas individuales relativas al resultado de algún proceso. Cifras relativas a observaciones que pueden combinarse y ordenarse para disponer de información sobre la evolución de los resultados del proceso.
  • Información: Un conjunto de datos organizados que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
  • Conocimiento: Experiencia y comprensión de las reglas que rigen un sistema o se aplican en una situación que permiten a la persona que lo posee tomar decisiones y pasar a la acción. Aumentar el grado de conocimiento permite a la persona la toma de decisiones correctas.Conocimiento tácito
    Aquel que poseen las personas y que (siendo posible o no) no ha sido transcrito y empaquetado.
  • Conocimiento explícito: Aquel que está almacenado en algún tipo de soporte que lo hace reutilizable. Los soportes pueden ser texto, audio, vídeo, imágenes o combinaciones de éstos.

Procesos de Gestión de Conocimiento

Para la comunicación y el intercambio  entre personas y equipos:

  • Asistencia entre pares: Reunión estructurada y dinamizada en la que se invita a personas de otras unidades para compartir su experiencia y conocimiento con las personas del equipo organizador.
  • Mentoring: Actividad basada en las técnicas de coaching cuyo objetivo es el de trasladar el conocimiento de un experto a otra persona que vaya a asumir nuevas responsabilidades.
  • Comunidades de práctica: Se trata de grupos de personas que desarrollan un mismo tipo de actividad, trabajan en proyectos similares y afrontan el mismo tipo de retos. Compartiendo su conocimiento se ayudan los unos a los otros a mantener el máximo nivel de eficiencia.

Para la captura de conocimiento:

  • Entrevistas para la captura de conocimiento: Se trata de sesiones específicamente diseñadas para recuperar el conocimiento experto de aquellas personas que tengan previsto abandonar, en el corto plazo, la organización.
  • Comunidades de conocimiento: Se trata de grupos de personas que desarrollan un mismo tipo de actividad, trabajan en proyectos similares y afrontan el mismo tipo de retos. Su objetivo es el de capturar y organizar el conocimiento experto para ponerlo a disposición del resto de la organización.
  • Sesiones de revisión después de la acción: Reunión de unos 20 a 30 minutos, en la que el equipo revisa las últimas actividades llevadas a cabo e identifica lecciones a tener en cuenta en el futuro. Se utiliza generalmente para la captura de conocimiento a través de la revisión de las actividades asociadas a un proyecto en desarrollo.
  • Sesiones para la captura de las lecciones aprendidas: Concepto que se utiliza para referirse al conocimiento adquirido a través del desarrollo de la actividad propia de la empresa / área o departamento. Estas lecciones aportan especial valor si se conceptualizan bajo la forma de recomendaciones expresadas en el lenguaje de los que han adquirido el conocimiento a través de la práctica.

Para la organización:

  • Análisis retrospectivo: Reunión estructurada y dinamizada que se realiza a la finalización de un proyecto para capturar el conocimiento adquirido antes de que el equipo se disuelva.
  • Redacción de las mejores prácticas: Recogen la mejor manera, comúnmente aceptada, de hacer las cosas que debe seguirse a no ser que se identifique otra mejor.
  • Elaboración de activos de conocimiento: Se trata de documentos que pueden integrar diferentes formatos (texto, diagramas, imágenes, audio, vídeo, …) que recogen la información o las instrucciones necesarias para, llevándolas a la práctica, adquirir un conocimiento o habilidad concreta.

Para el acceso y la difusión de conocimiento

  • Sesiones para la difusión del conocimiento e intercambio de mejores prácticas: Se trata de sesiones colectivas en las que expertos, responsables de comunidades o propietarios de conocimiento comparten experiencias y consejos en relación a la mejor manera de abordar determinados temas y proyectos.
  • Itinerarios de aprendizaje: El itinerario de aprendizaje está formado por diferentes acciones y actividades orientadas a facilitar el aprendizaje. Suelen la base de diferentes talleres o cursos y se complementan con actividades para compartir experiencias, acciones de seguimiento y apoyo por parte de expertos.
  • Sesiones de backup: Se trata de reuniones de corta duración en las que el experto de un área o departamento traslada su conocimiento y experiencia a otras personas con el objetivo de que el puesto del primero pueda ser adecuadamente cubierto en caso de baja, vacaciones o reasignación a un nuevo puesto de trabajo.

Herramientas para la gestión del conocimiento

Para la comunicación y el intercambio entre personas y equipos

  • Directorios y páginas amarillas: Directorio de la organización que ofrece la información relevante sobre los miembros que la integran. Para que este directorio sea útil en relación a la Gestión del Conocimiento debe: Incluir formación sobre “quién sabe sobre”, siendo recomendable incluir una graduación sobre el nivel de conocimiento y experiencia en los diferentes campos de conocimiento: master y experto. Estar actualizado. Ser accesible a toda la organización.
  • Knowledge markets: Se trata de sesiones colectivas que tienen por objetivo el poner en contacto a expertos con demandantes de conocimiento. Suelen llevarse a cabo complementando a reuniones internas (convenciones) durante las que se comparte información relevante sobre la organización.

Para la recopilación de conocimiento

  • Mapas de conocimiento crítico: Define y estructura gráficamente los conocimientos que se requieren para la operativa de una organización. Los categoriza en función del nivel de criticidad. Identifica a los expertos, los propietarios y los clientes internos. Permite determinar cuáles son las acciones necesarias a llevar a cabo para garantizar que se comparte y recopila.
  • Herramientas de autor: Aplicativo que permite la creación de activos de conocimiento.
  • Foro de preguntas y respuestas (FAQ´s): Se trata de un foro online de discusión basado en conversaciones entre individuos. Es un excelente medio para el intercambio de conocimiento en el seno de una Comunidad de Práctica. Los miembros de la comunidad lanzan preguntas que son respondidas por los que conocen la respuesta.
  • Repositorios: El lugar en que se almacena y organiza el conocimiento explícito de una organización o de una comunidad de práctica. Para que sea de utilidad es importante establecer unos criterios de organización, actualización, acceso y difusión.
    ” Creación de bases de lecciones aprendidas: Base de datos en la que se almacenan, categorizan y recuperan las lecciones aprendidas. Los contenidos proceden del conocimiento adquirido en la realización de proyectos realizados dentro de un área de la organización o que involucren a diferentes áreas de la misma. La base de lecciones aprendidas debe asegurar, para futuros proyectos, la comunicación y aplicación del conocimiento aprendido en proyectos ya realizados. Son gestionadas por expertos con el objetivo de actualizar las mejores prácticas de las compañías, los procesos y las orientaciones relativas a los procesos clave.

Para la evaluación del impacto

  • Plantillas para la evaluación del desempeño: Se trata de documentos que facilitan la evaluación del desempeño asociado a las actividades para la gestión del conocimiento.
  • Cuadro de mando para la GC: Se trata de un conjunto de indicadores (de actividad, satisfacción e impacto) que permiten evaluar los resultados alcanzados por las actividades i procesos para la GC y el impacto de las mismas sobre los resultados de la organización. Un buen cuadro de mando es indispensable para la toma de decisiones relacionadas con la GC.