La creació d’un equip de millora

De vegades les coses no acaben de funcionar com voldríem. Tots som més o menys conscients però el “dia a dia” ens dificulta fer una parada per reflexionar. En la majoria de les ocasions, l’anàlisi de la situació i la identificació de la solucions pot estar en mans de les persones que integren l’organització.
Una bona proposta per donar resposta a aquests tipus de reptes pot ser la creació d’un equip de millora.
Veiem com fer-ho:

La cultura de la col·laboració

Un comentari que sentim amb massa freqüència té a veure amb l’existència d’illes o sitges a les organitzacions. Aquesta és una bona metàfora per donar a entendre que existeix una maca de comunicació i coordinació entre equips i àrees que desenvolupen les seves funcions a llarg de diferents etapes d’un mateix procés.
Sense una cultura de la col·laboració aquests equips assumiran, fil per randa, que la seva responsabilitat acaba en finalitzar la darrera tasca assignada sense tenir en compte els possibles requeriments de l’equip que recull el resultat. Implantar equips de millora (en especial si són interdepartamentals) requereix de l’existència d’una cultura de la col·laboració basada en la cooperació i l’empatia.

Col·laborar ens fa millors persones i professionals.

Cal escoltar i comprendre els requeriments dels altres equips que recullen el fruit de les nostres tasques y les fan servir com a punt de partida dels seus processo de treball.
El paper dels caps i responsables és crucial: Cal que fomentin aquesta col·laboració i l’intercanvi de visions i requeriments. Aquest compromís implica:

el foment i impuls d’equips de millora,
un seguiment dels resultats d’aquestes activitats i
el suport en la implantació de millores proposades y validades.

Volem engegar un equip de millora. Per on hem de començar?

1. La definició de “l’encàrrec”: Què és el que cal fer?

La primera qüestió a definir és: “quin serà l’encàrrec pel grup?”
Aquest “encàrrec” ha d’acomplir un seguit de característiques:

Ha de ser rellevant per a l’organització (per als seus departaments, seccions, …). Cal que doni solució a algun repte que permeti assolir el propòsit de forma més eficient.
Ha de ser d’interès per les persones i equips. Cal que els permeti desenvolupar millor la seva feina i fer-los créixer des del punt de vista professional.
La identificació de la solució ha d’estar a l’abast del grup de millora que pot ser hagi de ser multidisciplinari o que integri a persones de diferents serveis o àrees.

L’encàrrec s’ha de formalitzar per escrit i, un cop creat el grup de millora, ha de ser interpretat de la mateixa manera, tant per l’equip com per la persona que en promou la seva creació.

2. La creació de l’equip: Qui ho farà?

Aquest és també un punt clau que pot determinar l’èxit de l’equip de millora. Al respecte, cal tenir en compte que:

Cal que l’equip sigui heterogeni des del punt de vista de funcions, territori, nivells de responsabilitat i experiència dels seus integrants.
Cal que els membres s’incorporin de forma voluntària,
tinguin relació i experiència amb l’aspecte a millorar i
comparteixin els valors de l’organització.

Algunes de les capacitats que facilitaran el treball de l’equip són:

La capacitat de comunicació i negociació,
de treball col·laboratiu,
de gestió (planificació, execució i control) de projectes.
Capacitat per la definició i millora de processos i
el coneixement (metodològic i funcional) de la tecnologia disponible.

Si l’àmbit de la millora supera els límits del nostre departament o unitat serà indispensable comptar amb persones d’aquestes àrees.

3. Els acords previs: Definim el marc de treball

El marc de treball estableix els acords entre els membres de l’equip i amb el seu entorn i dona resposta a les preguntes:

Què volem aconseguir?
Com ens volem organitzar?

És molt recomanable que el marc de treball defineixi els següents punts:
1. Els acords en relació a la metodologia de treball:

Els valors de l’equip,
els objectius a assolir,
tipus i freqüència de reunions,
repartiment de funcions entre els integrants de l’equip,
sistema per la presa de decisions i recull dels acords,
sistemes de suport i seguiment intern i
model a seguir en l’elaboració del pla de treball.

2. La relació amb:

l’entorn,
el promotor,
altres equips,
els responsables de la validació i
amb l’organització.

4. Les funcions dins de l’equip de millora: qui fa què?

Per facilitar el treball de l’equip de millora i l’assoliment dels seus objectius caldrà repartir i assignar les següents funcions entre els seus membres:

Planificació: cal elaborar el pla de treball de l’equip.
Coordinació: cal vetllar perquè tot funcioni, assegurar que el grup està ben encaminat, i vehicular el resultat final i la comunicació externa de l’equip.
Dinamització: aconseguir que el grup treballi i assoleixi els objectius fixats.
Redacció (òptimament de forma col·laborativa):
- Prendre nota dels acords, les tasques, qui les assumeix i els terminis.
- Redactar la documentació de treball i els productes (intermedis i finals) que vagin recollint les conclusions i propostes. La maquetació (si calgués) dels documents.
Recopilació dels aprenentatges que es vagin produint a mida que el projecte avanci. Aquests derivaran de les retrospectives previstes i poden tenir forma de consells a tenir en compte o bones pràctiques.

5. L’impacte generat pels equips

L’objectiu de qualsevol equip de millora és assolir un impacte positiu en l’operativa de l’organització. Per poder avaluar aquest impacte haurem d’identificar diferents indicadors que ens permetin quantificar els resultats assolits.
Aquests indicadors poder ser dels següents tipus:

Nombre de productes / propostes generades pels equips de millora ? Nou coneixement generat.
Nombre de productes / propostes generades i efectivament implantades ? Noves pràctiques incorporades o modificades.
Canvis en l’eficiència dels processos sobre els que s’hagi actuat ? Impacte sobre els resultats de l’organització.