L’impacte transformador de la IA en la GdC
La Intel·ligència Artificial (IA) està ja millorant l’accés a la informació i l’eficiència dels processos a les organitzacions. La gestió del coneixement i l’aprenentatge no està fora d’aquest impacte positiu.
La IA ja facilita la recopilació de coneixement. L’ús combinat de dispositius i diferents tipologies d’IA permet:
- La captura a través la transcripció de converses i l’elaboració de resums de documents.
- L’organització a través de la generació de diferents tipus de suports com diagrames, documentació escrita, arxius d’àudio i vídeo.
- La difusió a través de la interacció amb tots aquests suports mantenint converses basades la IA generativa que ens permet plantejar preguntes i rebre les respostes generades automàticament.
Els fluxos de coneixement a les organitzacions
Tot això és perfectament consistent amb el model tradicional dels fluxos de coneixement sobre el que basem els models per a la gestió del coneixement i l’aprenentatge a les organitzacions.
El diagrama visualitza les dues alternatives possibles per facilitar que el coneixement de les persones que “saben” passi a les persones que “volen aprendre”.
Els facilitadors per a gestionar el coneixement i l’aprenentatge
Aquest són els tres elements que, correctament definits i aplicats, fan possible la gestió del coneixement i promouen l’aprenentatge de les persones:
- Les persones que, assumint noves responsabilitats, faciliten i dinamitzen les activitats i defineixen el paper de la tecnologia i les seves aplicacions.
- La tecnologia és clau per facilitar la comunicació i, especialment, la recopilació (captura, organització i difusió) del coneixement.
- Els processos i dinàmiques asseguren la millor alternativa per donar resposta als reptes relacionats amb l’intercanvi entres les persones i la recopilació de coneixements crítics i experiències.
La governança del model
No perdem de vista que la gestió dels fluxos de coneixement i el foment de l’aprenentatge ha d’estar alineada amb les directrius definides per la governança del model. D’una forma molt resumida, la governança de la gestió del coneixement ens defineix les expectatives de l’organització, el sistema d’avaluació de l’impacte assolit i els recursos i suports a disposició de les persones i equips. Aquí podreu trobar alguns articles relacionats amb la “governança”.
La relació dels processos i dinàmiques amb la tecnologia
De quina manera pot la IA donar resposta a alguns dels reptes operatius que se li plantegen a la gestió del coneixement i l’aprenentatge a les organitzacions?
Retenció del coneixement crític
Són moltes les organitzacions que estan engegant processos per assegurar que el coneixement crític de les persones que tenen previst marxar continuarà disponible un cop ho hagin fet.
Al respecte cal tenir en compte els següents aspectes:
- Sovint confonem la informació amb el coneixement, “el que sabem fer”.
- No tot el que saben les persones amb responsabilitat a l’organització és “coneixement crític”. Cal prioritzar quin és coneixement que cal capturar.
- La millor manera per capturar el coneixement d’una persona és a través de la conversa. Pactarem una o vàries converses per donar resposta a preguntes com: Què és el que fa, per què ho fa i quina és la millor manera de fer el que fa?
- Cal promoure la transferència i l’aplicació dels coneixements capturats.
Recopilació (captura, organització i difusió) del coneixement generat per equips de millora i les comunitats de pràctica
A moltes organitzacions s’estan posant en marxa equips de millora. També s’estan promovent comunitats de professionals que comparteixen pràctiques i experiències. Tant una com altre alternativa impliquen dedicació i esforços orientats a resoldre dubtes i a generar documents que recullen protocols o instruccions sobre la millor manera de dur a terme determinades activitats.
A aquests equips se’ls poden assignar funcions com la recopilació de millors pràctiques, l’intercanvi d’experiències o la recerca de noves solucions als reptes emergents. Sigui quin sigui el propòsit encomanant, el que es segur és que recopilen coneixement tàcit (el que sols estava “al cap” de les persones) i/o en generen de nou a través dels processos de recerca i innovació.
Cal que els resultats d’aquests esforços beneficiïn totes les persones i equips de l’organització que puguin requerir en algun moment aquests coneixements.
Al respecte cal tenir en compte:
- Els equips de millora i comunitats han de centrar els seus esforços en la recopilació de coneixement crític.
- Cal identificar per a quines persones de l’organització pot ser important disposar del coneixement generat.
- Cal recopilar i mantenir actualitzats els coneixements generats.
- Haurem definir els mecanismes per fomentar la difusió i la transferència dels coneixements recopilats.
- Caldrà definir els procediments i les responsabilitats per assegurar la recopilació dels coneixements crítics, tenir cura de la seva actualització.
La creació i manteniment d’un sistema de gestió documental
La gestió documental és un procés que permet organitzar, gestionar i protegir la informació d’una organització. Abasta des de la creació, actualització i classificació de documents fins la seva organització, accés i, si és necessària, la seva eliminació. Un bon model de gestió documental és clau per optimitzar els processos interns, reduir riscos de pèrdua d’ informació i millorar la productivitat ja que facilita l’ accés a la documentació necessària en tot moment.
Al respecte cal tenir en compte:
- Quin és l’abast del model. Cal determinar quins són els documents que han d’entrar en el sistema i quins no.
- Caldrà establir uns criteris únics, coherents i clars per la classificació i recuperació de la documentació.
- Definir un control d’accés i seguretat que protegeixi la documentació sensible i a l’hora faciliti la consulta i edició per part de les persones autoritzades.
- Establir les responsabilitats d’actualització i, en el seu cas, de l’eliminació dels documents.
La resposta de la Intel·ligència Artificial Generativa
La Intel·ligència Artificial Generativa és molt eficient interpretant el significat de les preguntes plantejades i redactant les respostes. La IA es basa però en els materials i documents que li haguem posat a disposició per generar aquestes respostes.
Si la documentació que recopila els coneixements i les bones pràctiques no està estructurada, és incoherent o està obsoleta, les respostes que ens donarà la IA seran incorrectes i obsoletes.
Amb la IA està passant el mateix que amb la introducció de les “noves tecnologies” a la gestió de les organitzacions: Si el coneixement i la informació amb la que s’alimenti el sistema es incorrecta o no està actualitzada, la IA sols servirà per a difondre millor i més ràpidament els errors i incoherències de les serves respostes.
Nous rols i noves responsabilitats
Cal establir les responsabilitats per garantir que la documentació que recull els coneixements crítics i l’operativa de treball d’una organització esta actualitzada i sols estan disponibles les versions vigents i validades.
Les figures com “l’expert de referència en …” o “l’especialista del coneixement xxx”són les encarregades d’assumir les tasques relacionades amb l’organització dels documents i continguts que recullen les pràctiques i coneixements que estan sota el seu àmbit de responsabilitat. Validen i actualitzen, quan és necessari, el seu contingut. Estan en contacte amb els equips que a través de la seva pràctica professional o de l’aplicació de processos d’innovació generen noves i millors “maneres de fer les coses” i son els responsables de validar-les per assegurar la seva difusió a la resta de l’organització que les hagi d’aplicar.
La seva funció és clau per a mantenir actualitzades les bases de coneixements sobre les que es basaran les respostes de la IA generativa.
Sobre la IA, cal recordar que …
Abans d’impulsar la implantació de models d’Intel·ligència Artificial haurem de:
- Haver identificat els coneixements crítics d’una organització o de les seves àrees funcionals. D’aquesta forma, el projecte generarà solucions d’alt impacte i elevat valor que podran donar resposta als reptes organitzacionals.
- Disposar d’un model de gestió del coneixement que asseguri la validesa i vigència dels continguts i documents a difondre.
- Haver definit i assignat les responsabilitats relacionades amb la captura, organització, validació, actualització i difusió dels coneixements de l’organització i les seves àrees funcionals.
- Establir un model de governança que la integri a la Gestió de Coneixement i l’Aprenentatge.
Algunes reflexions finals:
Si us esteu plantejant aplicar models d’IA a les vostres organitzacions:
- En quina mesura esteu d’acord amb les anteriors afirmacions?
- On esteu trobant els principals esculls per avançar?
- Quins són els aprenentatges s’han generat?
- Com els esteu compartint?
Ho comentem quan vulguis a info@neos.cat