Organitzacions atentes: Reutilitzem els aprenentatges?
Les organitzacions atentes són les que tenen la capacitat per posar el focus en els aspectes que determinen la seva sostenibilitat. Un d’aquests aspectes té a veure amb la reutilització dels aprenentatges.
Una organització que “aprèn” és capaç d’identificar els aprenentatges i els nous coneixements per reutilitzar-los. Aquests aprenentatges es deriven de l’activitat pròpia i de la interacció amb l’entorn i solen procedir de diferents fonts:
- La identificació de les millors pràctiques.
- La identificació de les causes d’errors i desviacions en l’assoliment d’objectius.
- Queixes i suggeriments interns o d’usuaris i clients.
- Aportacions de grups de millora i comunitats de pràctica.
- Projectes d’innovació.
Una organització que no reutilitza els nous aprenentatges es veu abocada a cometre les mateixes errades una vegada i una altra.
Passes per a reutilitzar els aprenentatges
Els aprenentatges generen nous coneixements. Cal:
1. Identificar els coneixements crítics
Reutilitzar el coneixement requereix un esforç. Aquest esforç cal focalitzar-lo en els coneixements realment importants, aquells que són indispensables per a que els equips assoleixin el seu propòsit. En diem els coneixements crítics.
2. Identificar el requeriment d’intervenció sobre cada coneixement crític
Si el coneixement crític està actualitzat, el té tothom que l’ha de tenir i no existeix cap risc de pèrdua, no cal intervenir. Si no està actualitzat, cal actualitzar-lo, difondre’l i assegurar el seu aprenentatge. Si està actualitzat però no el té qui l’ha de tenir, cal difondre’l i assegurar el seu aprenentatge.
Les alternatives d’intervenció es produeixen a les següents activitats:
Fomentar intercanvi de coneixement
Compartir el coneixement
Es l’alternativa més senzilla. Per fomentar l’intercanvi de coneixement, cal facilitar la comunicació entre les persones que el posseeixen i les que el requereixen. És indispensable definir i aplicar dinàmiques que fomentin aquest intercanvi de forma efectiva i assegurar, després, la seva aplicació.
Recopilar el coneixement
La recopilació implica tres activitats consecutives: La captura l’organització la difusió
La captura
Permet passar d’un coneixement tàcit, que està al cap de les persones, a un coneixement explícit, informació plasmada en algun tipus de suport o document. El coneixement capturat és informació “en brut” i acostuma a ser de poca utilitat per facilitar la seva aplicació i el seu aprenentatge.
L’organització
Per facilitar l’aprenentatge és necessari organitzar la informació capturada. Per fer-ho cal:
- Estructurar-la: Fent-la atractiva, en funció del suport escollit, per facilitar la seva comprensió i aplicació. Es recomana complementar-la amb casos, situacions, preguntes que facilitin la reflexió sobre la seva aplicació. El resultat d’aquesta activitat són els anomenats “actius de coneixement” que poden prendre diferents formats: guies, processos i procediments, respostes a les preguntes més freqüents, diagrames, peces d’àudio o vídeo editades, …
- Validar-la i actualitzar-la: Definint un procés específic i establint un equip responsable que asseguri que la informació és la correcta i “està al dia”. Es indispensable indicar la data d’actualització i assegurar que sempre es treballa amb la versió vigent.
- Endreçar aquests continguts seguint uns criteris de classificació i assignant un seguit de codis o etiquetes per facilitar-ne l’accés. Si el coneixement explícit (el capturat i estructurat) és difícil de localitzar o consultar de poc haurà servit la feina feta. Els nous sistemes de cerca i l’ús IA generativa faciliten la seva recuperació i l’accés.
La difusió
Una bona organització de la informació facilita la seva localització. Cal actuar, no obstant, de forma proactiva difonent el coneixement a les persones en el moment que l’hagin de menester.
Fomentar l’aprenentatge
Per tancar el procés, cal transformar la informació compartida o recopilada en coneixement real de les persones. Per fer-ho, l’organització ha de disposar d’un model pedagògic que fomenti l’aprenentatge continuat, ha d’impulsar dinàmiques d’aprenentatge col·laboratiu i ha d’assegurar l’aplicació de les millors pràctiques. Podeu aprofundir al respecte revisant l’article “Els impulsors de l’aprenentatge”. La veritable reutilització del coneixement sols es produeix quan som capaços d’aconseguir l’aprenentatge.
3. Aplicar els processos i fomentar les dinàmiques adequades
Cada requeriment d’intervenció té associats diferents processos i dinàmiques que, correctament aplicades, faciliten l’aprenentatge.
Per fomentar l’intercanvi recomanem: comunitats de pràctica, el suport entre equips i companys, el guiatge (mentoring), …
Per fomentar la recopilació recomanem: la creació d’equips de millora, la creació de diferents tipus d’actius de coneixement, el foment de sessions clíniques, la identificació i aplicació de lliçons apreses, les fires de coneixement, …
Altres processo específicament pensats per a la captura d’aprenentatges poden ser: entrevistes per la retenció del coneixement, la revisió desprès de l’acció i l’anàlisi retrospectiva o la identificació de les millors pràctiques.
Com ho feu a la vostra organització?
En parlem quan vulguis: info@neos.cat