Aprendre dels projectes realitzats
En aquest post revisarem les eines que la gestió del coneixement ens ofereix per aprendre dels encerts i errors comesos en la planificació i l’execució de projectes.
Invertim importants sumes de diners en l‘adquisició de coneixement extern. Sembla que per aprendre només tinguem una solució: apuntar-nos a un seminari, un curs o un màster. Certament aquestes alternatives poden ser una excel·lent font de nou coneixement.
Oblidem, però, la possibilitat d‘aprendre de la nostra realitat diària, de les activitats que constantment es duen a terme en les nostres organitzacions. La Gestió de Projectes probablement sigui una de les activitats que permetin l’adquisició d’un major volum de nou coneixement en una organització. I ens referim a nou coneixement directament relacionat amb la seva activitat clau.
La gestió d’un projecte requereix d’un important esforç de planificació, la utilització d’una gran quantitat de recursos (econòmics, materials i humans) per dur-lo a terme i ens ofereix l’oportunitat d’aprendre tant que allò que va succeir com estava previst com del que no.
Són cada vegada més les companyies que incorporen en els seus models per a la planificació dels seus projectes eines per a la gestió del coneixement. En la planificació i execució d’un projecte es pot aprendre de diferents maneres.
En l’argot de la Gestió del Coneixement parlem de l‘aprenentatge abans, durant i després. Aquesta idea fa referència a la necessitat d’incorporar en els projectes i activitats que es duen a terme en l’organització:
- L‘aprenentatge abans, que té a veure amb la incorporació de l’après fins al moment per l’organització. Fa referència a la necessitat de recopilar el coneixement requerit abans d’abordar la planificació d’un projecte. Aquest coneixement sol tenir la forma de lliçons apreses, millors pràctiques o actius de coneixement.
- L‘aprenentatge durant el propi projecte té a veure amb la captura de les lliçons apreses i les millors pràctiques identificades durant la realització de les tasques i les activitats dutes a terme al llarg del propi projecte.
- L‘aprenentatge després té a veure amb la reflexió que es duu a terme un cop finalitzat el projecte i que condueix a la creació d’actius de coneixement que permetran que els futurs projectes siguin més eficients.
La Gestió del Coneixement ens ofereix diferents eines específicament pensades per gestionar l’aprenentatge en cadascuna d’aquestes diferents etapes associades a un projecte:
Aprenentatge abans
- Les reunions d’intercanvi de coneixement són sessions de treball en les quals els membres d’una comunitat s’uneixen per intercanviar les millors pràctiques o coneixement sobre algun tema concret.
- La revisió prèvia a l’acció és un debat dirigit entre els integrants de l’equip responsable del projecte, que es duu a terme abans d’iniciar un projecte o una sèrie d’activitats per identificar els aprenentatges previs existents i el coneixement requerit que pogués ser rellevant.
- L‘assistència entre pares és una reunió estructurada i dirigida en la qual es convida persones d’altres unitats a compartir la seva experiència, percepció i coneixement amb l’equip que ha demanat la col·laboració per solucionar un problema o superar un repte.
Aprenentatge durant
- La revisió després de l’acció s’utilitza per capturar el coneixement a través de la revisió de les activitats vinculades a un projecte. Consisteix en una reunió ràpida, sobre el terreny, en la qual participen tots els involucrats per reflexionar sobre la resposta a aquestes quatre preguntes: Què hauria d’haver succeït?, Què va succeir realment? Quines han estat les causes que han contribuït al resultat (positiu o negatiu) assolit? Què hem après al respecte?
- Els knowledge cafès són reunions l’objectiu de les quals és el compartir coneixement i experiències en relació a temes concrets. Es tracta de reunions dirigides en les quals petits grups comparteixen converses de la mateixa manera que es duria a terme en una tertúlia de cafè. Generalment, a cada taula un amfitrió dirigeix la conversa. En finalitzar, cada d’un dels participants tria una nova taula amb un nou tema. Els knowledge cafès permeten accedir a diferents plantejaments per abordar problemes o reptes complexos reforçant la xarxa de contactes i millorant la relació personal.
Aprenentatge després
- L‘anàlisi retrospectiva és un dels processos més efectius per identificar i capturar el coneixement generat al llarg d’un projecte. Es tracta d’una reunió estructurada i dinamitzada que es realitza a la finalització d’un projecte per capturar el coneixement abans que l’equip es dissolgui.
- La revisió entre parells és una reunió estructurada i dirigida en la qual es convida persones d’altres unitats per revisar el treball desenvolupat per l’equip organitzador.
En resultat d’aquestes reunions sol prendre la forma de lliçons apreses o millors pràctiques que poden acabar transformant-se en els anomenats actius de coneixement. El significat d’aquests conceptes és el següent:
- Lliçons apreses: El terme s’utilitza per referir-se al coneixement adquirit a través del desenvolupament de l’activitat pròpia de l’empresa. Aquestes lliçons aporten especial valor si es conceptualitzen sota la forma de recomanacions expressades en el llenguatge dels que han adquirit el coneixement a través de la pràctica.
- Millor pràctica: La millor manera comunament acceptada per dur a terme un procés que s’ha de seguir fins que no se n’identifiqui una altra de millor.
- Actiu de coneixement: Coneixement explícit, empaquetat i organitzat de manera que se li pugui treure el màxim partit en una propera reutilització. L’organització ha de disposar d’unes normes per assegurar que ofereix a l’usuari el coneixement mínim indispensable per poder abordar amb èxit una activitat o un projecte.
L’aplicació d’aquestes eines té per objectiu evitar que les organitzacions inverteixin recursos en la “reinvenció contínua de la roda”. Recopilant i posant a disposició l’après les organitzacions guanyen eficiència.
Aquestes eines es poden aplicar per compartir experiències sobre el que funciona i el que no en totes les àrees de la gestió empresarial:
En l’àrea comercial per compartir coneixement relatiu a:
- Com implementar el procés de vendes.
- Com treure el màxim partit de les accions promocionals.
- Com fidelitzar els clients.
- Com desenvolupar accions de màrqueting online.
En l’àrea d’operacions per compartir coneixement relatiu a:
- Processos de manteniment i reparació.
- Prevenció d’accidents laborals.
- Processos relacionats amb la logística de materials i productes.
- Projectes per a la implantació de serveis.
- Projectes relacionats amb l’enginyeria i la construcció.
En l’àrea d’administració i finances.
- Projectes relacionats amb la gestió de proveïdors.
- Processos relacionats amb la gestió de la tresoreria.
- Projectes per a l’estandardització i normalització de processos.