El repte de la Gestió del Coneixement
L’alineació amb el marc estratègic
Els models de gestió
La Gestió del Coneixement no és més que un model de gestió. “Gestionar” implica prendre decisions per assolir uns resultats concrets, traient el màxim partit d’uns recursos disponibles. Un model de gestió no és més que “una manera de fer les coses” posant l’èmfasi en algun aspecte concret: l’estructura financera, el mercat, la gestió de la relació amb els clients, la qualitat, les persones o, en el nostre as, el coneixement d’una organització, …
Els models de gestió tenen dos nivells, un d’operatiu i un altre d’estratègic. Potser el més “visible” sigui l‘operatiu que està integrat per les eines i els instruments que s’utilitzen per assolir determinats objectius i avaluar els resultats obtinguts. És el que conforma el dia a dia de les organitzacions. El nivell estratègic és el que defineix els objectius a assolir i el camí a seguir (l’estratègia) per aconseguir-los. Sense una bona definició del nivell estratègic l’impacte de les accions i projectes del nivell operatiu pot acabar sent poc consistent amb els interessos i les prioritats de l’organització.
Les eines i els instruments de gestió
A nivell operatiu, distingim entre les eines i els instruments:
- Una eina és un recurs que, correctament utilitzat, aconsegueix un determinat impacte sobre els resultats d’un departament o de la pròpia organització.
- Un instrument permet mesurar l’impacte aconseguit mitjançant l’ús d’una o diverses eines. Els instruments permeten quantificar el valor dels indicadors associats a l’impacte.
La diferència entre ambdós conceptes és fàcil d’entendre amb el següent símil: El martell és l’eina que em permet clavar claus i un cronòmetre em permet mesurar quants claus puc clavar per minut.
En les organitzacions solem invertir més en eines que en instruments. És normal, hi ha una tendència a perseguir resultats en el curt termini. La direcció ens demanarà resultats, normalment resultats globals. Si aquests es produeixen, no sempre dedicarem recursos a avaluar que va jugar cadascuna de les eines en la seva consecució. En molts casos, és precisament la utilització combinada de diferents eines, la que dificulta l’avaluació del seu nivell d’eficiència.
Alinear l’ús de les eines per la gestió del coneixement amb les línies estratègiques de la companyia.
Una gran part de les empreses s’han iniciat en la gestió del coneixement a través de la implantació d’algunes de les seves eines més habituals. El seu principal repte no és tant el mesurament de l’impacte aconseguit (aspecte sens dubte important), si no la utilització d’aquestes diferents eines en consonància amb el marc estratègic de la companyia. Dit d’una altra manera, estem emprant els recursos que dediquem a la gestió del coneixement a allò que és realment prioritari per a l’organització? Tenim clar per a què estem utilitzant aquestes eines, el que volem aconseguir amb elles? És això coherent amb les grans prioritats de l’organització? Si tenim algun dubte en relació a una resposta afirmativa a les anteriors preguntes, és possible que estem despertant una part d’aquests recursos.
Aquest és un aspecte especialment rellevant en àmbit de la Gestió del Coneixement. El coneixement (entès com la capacitat per actuar i prendre les decisions “adequades” en funció de l’experiència i la informació disponible) “tendeix a infinit” en les organitzacions. El cost de gestionar aquesta “quantitat” de coneixement serà, com a mínim, “molt elevat”.
En general, les organitzacions que han implantat un model per a la Gestió del Coneixement ho han fet implantant diferents eines. Algunes de les més habituals són els sistemes de gestió documental, les comunitats de pràctica, directoris del tipus “qui és qui” o xarxes socials internes. Aquestes són, sens dubte, excel·lents iniciatives que facilitaran el flux del coneixement en l’organització. Però, la pregunta continua sent la mateixa: ¿centrem els nostres esforços en aquell coneixement realment rellevant, el que és crític perquè l’organització compleixi amb la seva missió i assoleixi els resultats esperats?
La implantació, manteniment i actualització de les eines per a la gestió del coneixement
implica un cost que deriva del redisseny dels processos interns, dedicació de les persones a les activitats i projectes associats i del disseny, adaptació i/o adquisició de llicències de plataformes i programari de suport.
Posats a invertir, intentem treure el millor partit d’aquesta inversió. La gestió del coneixement s’ha de centrar a garantir els fluxos del coneixement definit com a crític per l’organització.
Com fer-ho?
Us proposem els següents passos:
1.- Definint el marc estratègic de l’organització
Cal definir, comunicar i compartir el marc estratègic de l’organització format pels seus valors, missió / visió, metes, objectius, polítiques corporatives i línies estratègiques.
2.- Identificant el coneixement crític
El coneixement crític d’una organització és el que permet que aquesta sigui competitiva ara i en el futur. Ens permet apropar-nos a la missió de l’empresa, orientar-nos cap a la seva visió, està directament relacionat la cadena de valor de l’empresa i és determinant per a la consecució dels seus objectius estratègics. Una manera d’identificar-lo és responent a alguna d’aquestes preguntes: Quin nivell d’impacte té sobre el resultat del negoci? Amb quina freqüència es requereix? ¿Ho tenen els que ho requereixen? Està correctament documentat?
3.- Implantant / actualitzat el model per a la gestió del coneixement
Un cop identificat el coneixement crític, haurem de centrar-hi el model per a la gestió del coneixement, definint i implantant els processosque garanteixin el flux del coneixement crític, assignant les responsabilitats a les persones a través de la revisió de les descripcions dels llocs de treball i disposant de la tecnologia necessària per facilitar els fluxos de coneixement. Tot això amb la base d’un model de governança que comuniqui les expectatives de l’organització, promogui l’avaluació de l’acompliment i posi a disposició els recursos i el suport necessari.
4.- Manteniment del model
Desenvolupament de les eines integrades en el model, actualització dels elements del model i revisió periòdica de les categories associades al coneixement crític.