La dinamització d’un equip de millora

Mantenir la il·lusió, el compromís i el ritme de treball es clau per a que un equip de millora identifiqui una solució, factible i compartida, al repte que hagi assumit.

Els recursos mínims necessaris per assolit l’èxit

Cal destacar que la condició necessària per a que un equip de millora assoleixi els objectius és que disposi dels recursos mínims indispensables. La facilitació d’aquests és responsabilitat del promotor del projecte.
Al menys, aquests recursos són:

Temps de dedicació per part dels integrants de l’equip.
Coneixement relacionat amb el repte al que donar solució.
Tecnologia que faciliti la comunicació entre els membres de l’equip i el seu treball col·laboratiu.
Autonomia per fer els plantejaments que es considerin més adequats.
En alguns casos, suport extern per consolidar les decisions i propostes.

Engegar equips de millora sense garantir aquests recursos mínims sols pot portar al fracàs que es traduirà en una manca d’assoliment dels objectius i una desmotivació de les persones que constataran que els seus esforços de ben poc han servit. Les conseqüències d’una repetició d’aquesta situació poder tenir un impacte molt negatiu sobre la imatge interna i el clima de l’organització. Es pot promoure, sense voler-ho, un desànim entre els col·laboradors i una manca de confiança d’aquests cap als equips directius. Alguns comentaris que hem sentit en aquest tipus de situació són:
“Ja estem cansats de treballar en projectes impossibles que mai arriben a bon port”
“Ens demanen però no disposem dels recursos per poder treballar”
“Això ja ho hem provat massa vegades”

Què implica la dinamització?

Un cop creat un equip de millora cal mantenir la il·lusió pel projecte, el compromís per aportar i assegurar un ritme adequat de treball que permeti assolir els objectius de l’equip.
La dinamització integra les següents funcions i activitats:

Impulsar l’activitat del grup treballi i l’orientar-lo cap al propòsit definit.
Facilitar la comunicació entre els membres de l’equip.
Promoure el debat durant les fases d’anàlisi i d’identificació i priorització de solucions.
Promoure la cohesió i col·laboració dins de l’equip.
Vetllar pel manteniment del bon clima i per l’aplicació constructiva del marc de treball.
Identificar possibles frens i barreres i establir els mecanismes que facilitin la seva superació.

Les claus de la dinamització

Què recomanen els propis dinamitzadors?

D’acord amb converses mantingudes amb els integrants d’equips de millora de diferents organitzacions, una bona dinamització:

Es basa més en els valors de l’equip que en les normes.
Està orientada a les persones: els membres de l’equip i el col·lectiu per al que l’equip treballa.
Té present, en tot moment, una orientació al propòsit de l’equip.
És flexible en relació als objectius, si els requeriments i l’entorn canvia.
És flexible en relació als mètodes i l’organització interna.

Es tracta d’una dinamització que:

Treballa en base a un model de lideratge compartit i opta pel treball col·laboratiu.
Fomenta l’empoderament dels membres de l’equip.
Genera coneixement i rep el suport de l’organització per a la seva implantació.
Fomenta l’aprenentatge dels seus membres i del seu entorn.
Treballa en xarxa, potenciant les relacions.
Genera vincles entre les persones.

Com fer-ho?

Ja hem vist quines funcions van associades a la dinamització d’un equip de millora.
A més el dinamitzador ha de tenir present que:

La dinàmica del grup és la seva responsabilitat.
Cal convocar les reunions amb antelació suficient i indicant els temes a tractar.
Durant les reunions, cal:
- Respectar el temps de la reunió.
- Incentivar la participació amb les preguntes adequades.
- Dirigir al grup, si es desvia, “tallant” amb cortesia.
Normalment la feina es du a terme fora de les reunions, de forma individual o en petits grups, per això cal que les reunions s’ajustin al temps i als temes previstos.
Si sorgeix un tema urgent que ha de ser tractat per tot el grup, es pot convocar una reunió ad hoc.

Decidim col·lectivament

Una bona manera cohesionar l’equip de millora és promovent la presa col·lectiva de decisions. Un cop acordat el marc de treball i definides les funcions cal:

iniciar la redacció del pla de treball,
fer-ne un seguiment,
identificar els possibles frens i trobar la forma de superar-los i
garantir la comunicació amb el promotor, el grup de validació (si existeix), la resta d’equips i el conjunt de l’organització.

Superem les barreres a la col·laboració

L’experiència ens demostra que la integració real en un equip de millora no és fàcil. Cal generar un ambient de confiança entre els membres. Cal passar a veure’ls com a iguals, com a companys. Una bona manera de promoure que tots els integrants s’obrin com a persones i com a professionals és promovent activitats orientades a compartir què podem aportar al grup, quines són les nostres expectatives en relació als resultats i quines són les nostres motivacions.
Cal tenir present que algunes de les barreres més freqüents poden ser:

La por a no estar a l’alçada.
El manteniment de les jerarquies.
La imposició del model treball.
Crítiques d’altres membres de l’equip.

Altres aspectes que poden dificultar la integració a l’equip i que cal identificar per posar-hi remei el més aviat possible són:

Una manca de capacitació en relació a algunes habilitats necessàries per tirar el grup endavant.
Un desconeixement de la tecnologia disponible.
Una manca d’alineació amb els valors de l’equip.
La inexistència d’un sistema per la validació progressiva dels resultats.

Algunes eines d’utilitat

Aquestes són algunes de les eines i dinàmiques que, amb més freqüència, es fan servir pels grups de millora:
Dinàmiques per començar a treballar:

Pluja d’idees.
Café conversa

Tècniques per a la priorització:

Diagrama freqüència / impacte
Diagrama urgent / important

Tècniques per a la identificació de causes:

L’espina de peix o diagrama d’Ishikawa
Els cinc per què?

Mètodes de diagramació

De projectes: Diagrama de Gantt
De processos: Diagrama de flux