La Gestió del Coneixement i el temporal Glòria

En els darrers dies són molts el mitjans de comunicació que es centren en:

Analitzar les conseqüències de la tempesta Glòria.
Consultar amb experts les possibilitats de que augmenti la freqüència d’episodis d’aquesta magnitud.
Revisar què és el que hem après durant aquests dies.

Un dels processos que la gestió del coneixement posa a disposició per fer servir en aquest tipus de situacions és l’anomenada “revisió desprès de l’acció”. Aquesta metodologia va ser desenvolupada per l’Exèrcit dels EE.UU. amb un objectiu clar: recollir els aprenentatges derivats d’accions militars tant reals com simulades per identificar allò que no havia sortir com esperàvem i trobar alternatives millors i identificar el que sí havia sortir bé per tal incorporar-ho a les millors pràctiques.

En què consisteix la revisió desprès de l’acció?

La revisió després de l’acció és una reunió ràpida de les persones que han participat en una activitat per a recollir els aprenentatges que es produeixen en acabar una fase d’un projecte o una acció individual. No és una alternativa a les reunions d’avaluació del progrés assolit per l’equip.

Per a què serveix?

Serveix per a identificar les lliçons derivades de l’acció que s’analitza i per compartir-les amb altres equips. La revisió desprès de l’acció no persegueix una anàlisi profunda. El seu objectiu és fer una revisió ràpida del que ha succeït. Són revisions curtes i focalitzades en la pròpia acció. Poden ser diàries o setmanals o dur-se a terme a la finalització de l’activitat concreta.

La implantació d’aquest procés en l’operativa habitual permet:

La identificació de l’aprenentatge assolit per l’equip.
La identificació de les possibilitats de millora continua.
La implantació d’una cultura d’aprenentatge dins l’equip.
Fomentar hàbits relacionats amb la cooperació i l’escolta dins de l’equip.

Quan es recomana dur-les a terme?

Les revisions desprès de l’acció han de tenir lloc just després d’haver finalitzat la tasca o haver assolit una fita dins del projecte.

S’ha de dur a terme abans que els detalls del que hagi succeït s’oblidin. La revisió desprès de l’acció és especialment útil quan l’equip hagi de repetir la mateixa acció o alguna de similar. Els aprenentatges recollits permetran assolir un millor resultat.

Alguns consells per dur-la a terme

La sessió la lidera o el responsable del projecte o un dinamitzador específicament format.
Es realitza “per l’equip i per a l’equip”.
És breu, té una durada de 15 a 90 minuts.
Participen tots els implicats en l’activitat i no hi han jerarquies.
Cal respectar i escoltar. No hi ha lloc per a idees preconcebudes i prejudicis.
Cal ser transparent i no amagar els errors.
El desacord pot ser positiu i necessita ser explorat.
L’objectiu és l’aprenentatge, no l’avaluació de les persones.
No és important (en aquesta reunió) trobar solucions.

Les preguntes a plantejar i respondre

Què esperàvem que passés, quins eren els objectius? Quin era el pla i quin hagués estat el millor resultat possible.

Què és el que realment va passar? Quins van ser els resultats assolits? Aquestes preguntes són més fàcils de respondre si es disposa d’indicadors que permetin fer una valoració objectiva ,dels resultats.

Quines poden ser les causes de la diferència? La tècnica dels 5 perquès pot ser útil per a trobar la causa o les causes que van causar les diferències.

Què hem après? Què hem fet que faríem igual, que hauríem de canviar i que hauríem de deixar de fer? Què no hem fet que hauríem de fer?

Què cal fer d’ara endavant? Què farem per a aplicar, d’ara endavant, els aprenentatges?

Aquests aprenentatges, poden ser d’utilitat a altres equips? Cal esbrinar si les lliçons apreses poden ser d’utilitat per altres equips o persones.