La gestió del coneixement i la millora de l’eficiència.

La Gestió del Coneixement ha de tenir un impacte sobre les organitzacions

La Gestió del Coneixement té sentit en la mesura que millora l’eficiència de les organitzacions. Aquestes últimes setmanes les he passat a Xile on he tingut l’oportunitat de participar en diferents projectes sobre Gestió del Coneixement que vull compartir amb vosaltres.

Identificació del coneixement crític i accions que cal dur a terme

Una de les majors productores de derivats del gas natural necessitava conèixer quin tipus d’accions per a la gestió del coneixement havia de prioritzar. Ens va encarregar la realització d’una diagnosi sobre l’estat de la gestió del coneixement i l’elaboració del mapa de coneixement crític.

Vàrem recollir les valoracions, de diferents membres de l’organització, en relació als dotze aspectes que es detallen en la figura adjunta: L’existència de responsables (persones), processos i tecnologia per a cadascuna de les activitats (compartir, capturar, organitzar i accés i difusió) associades als fluxos de coneixement. A més la valoració els tres elements del model de governança. El resultat ens va donar una detallada imatge del que s’està fent i el que faltaria fer per gestionar els fluxos de coneixement. El mapa de coneixement crític ens ha permès identificar el coneixement que està directament relacionat amb la capacitat de l’organització per assolir els seus objectius estratègics.

D’ambdós exercicis s’ha derivat la necessitat d’identificar i aplicar les millors pràctiques relacionades amb el mantenim de les plantes de producció i amb la presa de decisions associades al millor proveïment del mercat.

La implantació d’ un model per a la gestió del coneixement com a requisit de la norma ISO 9000: 2015

En aquest segon cas, la diagnosi s’ha dut a terme en una empresa que gestiona el cicle complet de l’aigua: des de la captació, tractament i distribució, fins a la depuració de les aigües residuals. El diagnòstic ens ha permès identificar un primer projecte pilot per iniciar la implantació d’un model per a la gestió del coneixement que compleixi amb la clàusula “7.1.6 Coneixement organitzacional” de la norma ISO 9001: 2015 que afirma: “L’organització ha de determinar els coneixements necessaris per a l’operació dels seus processos i aconseguir la conformitat dels productes o serveis. Es mantindrà aquest coneixement, i serà posat a disposició en la mesura necessària.”

Aquesta empresa no només està interessada en acomplir amb els requeriments de la norma, sinó que, a més, persegueix la implantació de processos per a la gestió del coneixement que tinguin un impacte econòmic mesurable. Per això s’ ha optat per la identificació del coneixement crític de l’organització i per la implantació de processos que permetin identificar i difondre les millors pràctiques i les lliçons apreses relatives a l’operativa de les diferents plantes de captació i tractament. Això permetrà igualar, per la part superior, els resultats de les diferents plantes. S’identificaran les que són més eficients en diferents processos, s’identificaran les millors pràctiques aplicades i es compartiran i implantaran a totes les instal·lacions de la xarxa.

La revisió després de l’acció i el procés de retrospectiva

Un altre dels projectes en que hem treballat té a veure amb l’acompanyament en la implantació dels processos de revisió després de l’acció i de l’anàlisi retrospectiva per a una de les majors empreses de transport públic de Xile. L’encàrrec consisteix a implantar les denominades sessions de “revisió després de l’acció”. Es tracta de reunions d’uns 20 a 30 minuts, en les que l’equip revisa les últimes activitats dutes a terme i identifica aspectes a tenir en compte en el futur. S’ utilitzen per la captura de coneixement a través de la revisió de les activitats associades a un projecte en desenvolupament.
L’objectiu consisteix a capturar, organitzar i difondre el coneixement adquirit pels equips en un projecte que ha tingut una durada de diversos anys. Això permetrà una important reducció costos associats a errors comesos ja que la difusió dels mateixos facilitarà la introducció de noves pràctiques orientades a la seva prevenció. Durant les pròximes setmanes es realitzaran diversos tallers per acompanyar als responsables operatius en identificació i captura de les lliçons apreses. Una bona planificació i realització d’aquestes reunions permet, un cop finalitzat el projecte, dur a terme l’anàlisi retrospectiva. Es tracta d’ una reunió estructurada i dinamitzada que es realitza a la finalització d’un projecte per capturar el coneixement adquirit abans que l’equip es dissolgui. Aquests processos identifiquen també noves bones pràctiques que s’incorporen a l’operativa permetent millores en aspectes relacionats amb la seguretat, la coordinació amb proveïdors, la comunicació interna, …

Identificació de les millors pràctiques aplicades a models de gestió

Una de les empreses mineres del país que explota diferents jaciments fa ja anys que ha implantat processos per a la gestió del coneixement en l’àrea d’operacions, obtenint millores en la seguretat, la productivitat i les relacions amb les comunitats del seu entorn. En aquesta ocasió, ens han demanat ajuda per implantar un model per a la millora d’un dels processos clau en el sector miner, l’elaboració del Pla Miner i el control dels seus resultats. El Pla Miner recull la planificació a llarg termini de l’explotació i dels resultats per a cadascun dels jaciments. Es tracta d’un dels processos clau de gestió ja que el valor del negoci està directament relacionat amb la precisió i exactitud en la seva planificació. L’objectiu en aquest projecte és identificar les millors pràctiques relatives a la Planificació de les operacions de mineria per generar un cas d’ èxit a aplicar a totes les explotacions de companyia. Els resultats seran relativament fàcils de mesurar ja que l’empresa disposa d’ un bon sistema d’ indicadors. El projecte està alineat amb l’estratègia de canvi organitzacional orientada a l’excel·lència operacional.

La Gestió del Coneixement té sentit en la mesura que millora l’eficiència de les organitzacions. Aquestes últimes setmanes les he passat a Xile on he tingut l’oportunitat de participar en diferents projectes sobre Gestió del Coneixement que voleu compartir amb vosaltres.