La gestió documental no és gestió del coneixement
M’ha succeït amb una certa freqüència en els últims mesos. Sembla existir una certa confusió entre la gestió del coneixement i la gestió documental: No, la gestió documental no és gestió del coneixement.
La gestió documental va de classificació, arxiu i accés als documents rellevants d’una organització. En canvi, la gestió del coneixement té a veure amb les persones. Per una raó molt simple: el coneixement està en les persones.
Certament tenen una relació, un bon sistema per a la gestió documental pot ser de gran ajut com a suport tecnològic per implantar un model de gestió del coneixement. Tanmateix la gestió documental no cobrirà la totalitat dels aspectes relacionat amb un model complet per a la gestió del coneixement.
Què és la gestió del coneixement?
La gestió del coneixement és un model per posar en comú el coneixement crític que posseeixen algunes persones de l’organització (o de fora d’elles) amb altres persones de l’organització (o de fora d’ella) amb l’objectiu de facilitar el desenvolupament de les línies estratègiques marcades per la pròpia organització.
Què és coneixement?
Per coneixement entenem la capacitat per a la presa de les decisions més encertades, en funció d’una informació disponible i unes fites i objectius definits. El coneixement entès des d’aquest punt de punt de vista implica acció: “el que he de fer i com haig de fer-ho per alinear-me amb les metes o acostar-me als objectius”.
Ja hem comentat que el coneixement està en les persones. El repte, és per tant, posar a disposició de les persones que integren l’organització el coneixement crític en el moment en què ho necessiten, en un format fàcilment localitzable (aquí pot tenir un paper important la gestió documental), comprensible i orientat a l’acció.
De forma natural, això s’està duent a terme des que l’home va aprendre a construir eines. Fins i tot altres espècies animals són capaces de dur a terme aquest procés.
Aquest procés natural s’ha de complementar en les organitzacions amb un altre que el reforci per potenciar l’aprenentatge.
Des de Knoco ens agrada descriure-ho amb aquest diagrama.
La part superior del diagrama fa referència a aquest procés natural que hem esmentat abans, les converses: no s’adoni saber i pregunto al que sap perquè m’expliqui com fer-ho.
La gestió del coneixement ha de potenciar aquestes converses i integrar-les dins de les dinàmiques de la pròpia organització.
La part inferior implica una major intervenció (gestió) per part de l’organització. Normalment ens comencem a preocupar per això a partir del moment en què prenem consciència d’aspectes com:
- “Hem comès repetides vegades el mateix error”.
- “Hem duplicat (o triplicat esforços) per solucionar un mateix problema en diferents àrees”.
- “Intueixo que això ja ha passat abans però, no tinc ni idea de a qui acudir perquè m’ajudi”.
- “Com podríem compartir tot l’après en aquest projecte?”
- “Què és el fonamental que hem de compartir amb algú que s’incorpora a la nostra organització?”
- “Com mido l’impacte de l’après?”
Aquesta part inferior es basa en el recull del coneixement crític i podem dividir-lo en tres fases:
- La captura: Implica la identificació de les persones i equips que posseeixen el coneixement, la identificació i valoració d’aquest coneixement i la recopilació de la informació clau associada.
- La posada en valor: Implica l’estructuració de la informació clau perquè sigui fàcilment localitzable i comprensible. Implica també l’associació d’aquest coneixement als experts que els posseeixen. És en aquest punt en què la gestió documental pot aportar un gran valor al model de gestió del coneixement.
- L’accés i la difusió: Implica la posada a disposició i la difusió proactiva del coneixement envers els usuaris que ho vagin a requerir.