La meva àvia ja gestionava el coneixement

He estat aquests dies recuperant receptes de cuina de la meva àvia, Montserrat Gomis i Serdañons i no he pogut resistir la temptació d’arribar a la conclusió que ja ella “feia” gestió del coneixement. I mireu si ho va fer bé, que el seu coneixement arriba ara a tots els que tingueu la curiositat de llegir aquesta entrada de blog.

Recepta de “Menjar Blanc”

Comparteixo amb vosaltres una recepta del quadern que va iniciar el 27 de març de 1922. Ens explica com fer el “menjar blanc”.

Per saber-ne més: Menjar Blanc, Menjar Blanc.

Però, tornem a la Gestió del Coneixement. Com se m’acut afirmar que “ja feia gestió del coneixement”? Les organitzacions que gestionen el coneixement faciliten i promouen els dos fluxos de coneixement que es recullen en el diagrama següent:

Fluxos de coneixement

La part superior fa referència al coneixement que flueix a través de la connexió, la comunicació directa entre persones.

La part inferior detalla les activitats associades a la recopilació de coneixement. Aquestes són la captura, l’ organització i l’ accés i la difusió de coneixement.

Què feia la meva àvia (i que podeu fer vosaltres a la vostra organització) per compartir i difondre el coneixement? Repassem cadascun dels elements del diagrama:

Comunicació:

 Ella estava sempre a disposició de qualsevol que volgués aprendre a cuinar algun dels seus plats. La podies trucar per telèfon i la podies anar a veure en qualsevol moment.

En una empresa podem disposar d’ una relació d’ experts als quals acudir en cas de necessitat, incloent en les funcions associades al  seu lloc de treball la d’ assessorar la resta de l’ organització. També podem fomentar l’intercanvi de coneixement entre equips mitjançant les sessions de suport o d’assistència entre parells o comunitats de pràctica (CoP).

Captura: Va assistir a unes classes de cuina i va passar els seus apunts a la llibreta que abans us he esmentat.

En una empresa la captura pot produir-se de diferents de diferents formes. Una de les més eficients és l’ anomenada anàlisi retrospectiva que sol integrar les lliçons apreses mitjançant sessions de revisió després de l’ acció. També les comunitats de pràctica poden jugar un paper important en la captura. El rellevant en una organització és centrar-se en la gestió del coneixement crític. D’una altra manera, invertirem temps i recursos en projectes amb poca incidència sobre els objectius estratègics.

Organització:

En el cas de la meva àvia, l’organització es va basar dos simples aspectes: 1) la llibreta té un índex que facilita la localització de les diferents receptes, 2) una estructura molt senzilla i orientada a la pràctica, basada en “ingredients + instruccions”.  Les receptes, ens indiquen les instruccions mínimes i indispensables per preparar el plat amb garanties.

En el cas d’ una empresa, l’ organització és sens dubte molt més complexa a causa de dos factors:

1. la gran quantitat de coneixement a gestionar,
2. la gran disparitat de requeriments que es deriven del gran nombre que persones que integren l’ organització.

Dos són els aspectes a tenir en compte en el cas de les empreses:

1. criteris homogenis que permetin l’organització (no només basats en les categories de coneixement, si no també en la seva rellevància, el propietari i el potencial reutilitzador i
2. l’ existència d’ un model comú que faciliti la reutilització del coneixement. Això és, les instruccions mínimes indispensables, transcrites en un llenguatge comprensible, complementades amb imatges, diagrames, vídeo (curts, molt curts) i tots aquells elements que facilitin la seva comprensió i, per damunt de tot, la translació a la pràctica. A aquestes unitats les denominem actius de coneixement.

Accés i difusió:

Sembla que no ho va fer del tot malament. Ja fa alguns anys que ens va deixar, encara parlem de les seves receptes i, amb una mica d’ajuda per la meva part, fins i tot ha “publicat” a la xarxa.

En el cas de les empreses els processos relacionats amb l’ accés i la difusió estan encara en fase de desenvolupament. S’està passant de “posar a disposició” a “impulsar i promoure” el coneixement. Aquest es lliura, de forma proactiva, a qui ho requereix. És clau la introducció d’activitats que garanteixen que els equips aprenen abans (revisen les experiències prèvies i les millors pràctiques disponibles), durant (identifiquen les lliçons apreses i actualitzen les millors pràctiques) i després (a través de l’anàlisi retrospectiva) dels projectes que duen a terme. Cal destacar el paper dels responsables del coneixement en les tasques associades a l’ organització, accés i difusió del coneixement.

Bé, doncs ja veieu, si la meva àvia ho va fer a principis del segle passat amb una llibreta i una ploma, què no podreu fer vosaltres amb els coneixements, l’experiència i els recursos actualment disponibles.

Posem-nos mans a l’obra! I, apreneu d’ella: els processos simples són, sovint, els que millor funcionen.