L’aprenentatge organitzacional és el mitjà, no l’objectiu.

Es molt probable que si et pregunto sobre la importància de fomentar l’aprenentatge i l’intercanvi d’experiències a la teva organització, estiguis d’acord amb les següents afirmacions:

“És molt important per a les organitzacions compartir coneixements i experiències”.

“Compartir experiències entre equips de treball els consolida i els fa més eficients”

“Compartir els aprenentatges derivats de les errades comeses evitarà que es tornin a repetir”.

Tots estem hi d’acord. Malgrat això, costa que els processos i les dinàmiques per posar en comú els coneixements crítics, compartir experiències i fomentar l’aprenentatge col·lectiu s’integrin a l’operativa habitual de les organitzacions.

Tot i que afirmem al nostre marc estratègic que “els coneixements són un actiu clau que cal identificar i difondre”, continuarà sent molt difícil aconseguir que les persones acabin participant en aquesta difusió i en dinàmiques i espais per compartir experiències.

Tots en som responsables

Conversant amb responsables de diferents organitzacions que afronten aquest repte hem estat capaços d’identificar alguns aspectes que poden actuar com a facilitadors:

Cal el suport total i explícit de la direcció per a introduir els canvis (pocs però indispensables) en l’operativa de treball.
Cal el compromís dels comandaments per a facilitar la implantació dels canvis.
Cal el suport (formació i acompanyament) per dur a terme la implantació de noves dinàmiques per compartir experiències i recopilar els coneixements de cada àrea.
Cal un procés per a fomentar l’aprenentatge i gestionar el coneixement que sigui transversal i integri a totes les àrees de l’organització.
Cal el suport (formació i acompanyament) per implantar models per a l’avaluació de l’impacte.
Cal que les funcions i tasques associades a tots els aspectes anterior s’incloguin a les descripcions dels llocs de treball de les persones que les hagin d’assumir.
Cal incloure en els processos operatius i de gestió de totes les àrees aquelles activitats orientades a recopilar i fomentar l’aprenentatge del seu coneixement crític. I cal portar-los a la pràctica.

La gestió del coneixement i el foment de l’aprenentatge és responsabilitat de totes i cadascuna de les persones que formen l’organització.

L’àrea o el departament de suport que tingui assignada la funció de promoure la gestió del coneixement i el foment de l’aprenentatge organitzacional ha d’actuar com a “facilitador” en la implantació de dinàmiques per fomentar l’aprenentatge organitzacional i l’intercanvi d’experiències rellevants.

Què ha de fer cada àrea?

Cada àrea, amb el suport de l’equip responsable de promoure i facilitar la recopilació i l’aprenentatge dels coneixements crítics i l’intercanvi d’experiències, haurà de:

Identificar els seus coneixements clau i valorar el seu grau de criticitat per conèixer quina és la necessitat d’intervenció.
En funció de les necessitats d’intervenció, implantar els processos i les dinàmiques necessàries. En aquest punt, s’obren tres alternatives:
El coneixement el tenim i cal promoure la seva difusió i l’intercanvi d’experiències.
El coneixement el tenim i cal recopilar-lo i fomentar el seu aprenentatge.
No disposem del coneixement, cal incorporar-lo o generar-lo per que ja és o serà necessari.

L’aprenentatge organitzacional no ha de ser l’objectiu

Cada organització té definits el seu propòsit, les seves fites i objectius estratègics. La gestió del coneixement i de l’aprenentatge organitzacional és una palanca per assolir aquests objectius. És una palanca amb gran impacte ja que en fomentar l’aprenentatge i l’intercanvi d’experiències facilitem que les persones sàpiguen fer la seva feina seguint les millors pràctiques i actualitzant permanentment els seus coneixements i habilitats professionals.

L’aprenentatge permanent i continuat

No aprenem pas escoltant a algú i mirant com treballa. Aprenem quan comprenem i apliquem les millors pràctiques a la nostra dinàmica de treball. El procés d’aprenentatge implica passar per unes certes fases:

Prenc consciència que no en se prou i vull aprendre. Me’n adono que no se com fer una determinada tasca o funció o soc conscient que la podria fer molt millor.
Qui en sap d’això? Esbrino si hi ha algú amb experiència a la meva organització o si existeix algun tipus de documentació. Aquesta “investigació” caldria fer-la per “cercles concèntrics”: Primer consultant als companys del meu entorn laboral, desprès d’altres equips o àrees i finalment (si existeix) revisant documentació que em pugui donar informació sobre el que em cal aprendre.
Ho porto a la pràctica, avaluo els resultats i, si cal, modifico determinats aspectes de la pràctica. Un cop he incorporat la pràctica i he comprés les relacions causa efecte puc afirmar que he aprés. L’aprenentatge no és instantani i requereix d’un guiatge a través de documentació específica i, en alguns casos, d’un acompanyament per part d’un referent o mentor.

Les dinàmiques i processos que faciliten l’aprenentatge

Cal integrar les dinàmiques i processos que faciliten l’aprenentatge en les dinàmiques operatives de l’organització. Aquestes seran diferents en funció de si:

Cal compartir el coneixement i les experiències.
Cal recopilar el coneixement i facilitar el seu aprenentatge.
Cal incorporar o generar nou coneixement.

Aquí teniu una relació dels més habituals:

Suport entre equips i companys: Trobades estructurades i facilitades que es duen a terme per donar solució a un repte concret, normalment relacionat amb la millor manera de planificar un projecte o implementar un procés.

Mentoring: Quan una persona s’incorpora a un lloc de treball i es preveu que requereixi suport, se li pot assignar un “mentor”. Aquest ha de tenir una experiència contrastada en la realització de les funcions i tasques i ha de posseir una mínima capacitat pedagògica. El “mentor” assumeix la responsabilitat de facilitar l’aprenentatge durant un període de temps concret.

Comunitats de pràctica: Són grups de persones que comparteixen una mateixa pràctica professional i que disposen, mentre es consideri necessari, d’un espai físic o virtual de trobada per intercanviar experiències i aprenentatges.

Fira de coneixement: Esdeveniment per fomentar l’intercanvi d’experiències. L’activitat es planteja com una fira per posar en contacte a “l’oferta” i “la demanda” de coneixement. Durant la fira, diferents col·lectius exposen i comparteixen les seves experiències professionals.

Cafè conversa: Sessió de treball d’un grup relativament nombrós (de entre 15 i 40 persones) que té per objectiu recopilar la visió i les aportacions dels participants en relació a un repte adequadament definit. La sessió té un format que facilita la intervenció activa de tots els participants.

Sessions clíniques: Es tracta de trobades informals de caràcter periòdic (normalment setmanals) en les que diferents professionals comparteixen informació i pràctiques professionals relatives a temes d’interès comú.

Equip de millora: Es tracta d’un equip de treball transversal que es crea per superar un repte o solucionar un problema concret de l’organització. Cal assegurar la visió del proveïdor i del client (proveïdor i client intern si escau).

Revisió desprès de l’acció: Són reunions curtes de reflexió, que es duen a terme immediatament desprès d’haver finalitzat una activitat. Tenen per objectiu identificar els aprenentatges que s’hagin pogut produir.

Anàlisi retrospectiva: És un procés de reflexió i discussió col·lectiva que persegueix l’aprenentatge basat en les experiències passades, sense realitzar avaluació o cap mena de judici, per poder millorar en la realització d’activitats i projectes futurs.

Millors pràctiques: Descriuen la millor manera, coneguda fins el moment, de dur a terme una activitat. Es tracta de consells o procediments d’aplicació.

Lliçons apreses: Una lliçó apresa recull el coneixement obtingut d’una experiència, tant de l’èxit com dels errors comesos, per realitzar millor una tasca i amb això, millorar els resultats dels projectes o activitats futures.

Cassos / Storytelling: Recullen, en primera persona, experiències d’altres companys que ofereixen aprenentatges i reflexions d’utilitat en relació a aspectes clau de la pràctica professional.

Open Space: És un mètode d’organització de reunions presencials per tractar temes d’especial rellevància per a l’organització. Són auto-organitzades pels participants i no solen tenir agenda. L’horari , els temes i les sales a utilitzar es decideixen entre els assistents a la seva arribada. Al final de la reunió es crea un document que resumeixen els temes que s’han tractat i els que no.

Entrevistes per la retenció del coneixement: Són converses estructurades, basades en el format “entrevista”. Tenen per objecte identificar, capturar i documentar el coneixement i l’experiència d’una persona perquè pugui ser reutilitzat per uns altres.

Identificació del coneixement requerit: Procés que té per objectiu identificar quin és el coneixement requerit per a poder planificar i dur a terme, amb èxit, un projecte que mai s’hagi dut a terme.