Les “bones” o les “millors” pràctiques
Estic, aquests dies, col·laborant amb un col·lectiu d’entitats de voluntariat que em demanen una guia per identificar les bones pràctiques d’una organització. Comparteixo amb vosaltres el resum del seu contingut.
Què són les “bones pràctiques” o les “millors pràctiques”
Particularment prefereixo parlar de les “millors pràctiques”. Recullen la millor manera identificada, fins al moment, per dur a terme una tasca concreta.
Identificar les “millors pràctiques” implica la voluntat, per part d’organització, d’entrar en dinàmiques de millora contínua. Som conscients que és necessària una adaptació constant de la nostra manera de treballar i actuem en conseqüència.
El procés de gestió de les millors pràctiques
La gestió de les millors pràctiques passa per les següents activitats:
- Identificació de possibles millores a aplicar a l’operativa (d’un equip o d’una àrea de l’organització).
- Validació de les millores (millors pràctiques).
- Incorporació de les millors pràctiques a l’operativa (integració als processos de treball).
- Avaluació de l’impacte assolit.
- Decisió en relació al seu manteniment.
- Cerca constant noves alternatives.
Veiem com dur-les a terme i quins poden ser el rols responsables de cada activitat:
Identificació de possibles millores
L’avaluació dels resultats d’una activitat és la principal font per identificar possibles millores en l’operativa. Tant si els resultats estan per sobre o per sota de l’esperat podem extreure’n aprenentatges derivats de l’anàlisi de les causes d’aquestes diferències.
Cal recopilar aquests aprenentatges descrivint quina podria ser “la nova millor manera de fer les coses”, quin pot ser l’impacte del canvi proposat i identificant qui se’n podria beneficiar d’aquesta “nova manera de fer”.
La validació de les millors pràctiques
Periòdicament, cal que un equip (comitè validació) format per persones que tinguin relació amb l’activitat i, a l’hora, una certa visió de conjunt de l’organització, validin les modificacions a fer en els processos o l’aplicació de noves maneres de portar-los a la pràctica.
La incorporació a l’operativa
La incorporació a l’operativa implica demanar als equips que apliquin canvis en el seu sistema de treball “de tota la vida”. Caldrà preveure les principals objeccions al canvi per donar les respostes que motivin a aquesta incorporació. Aquests arguments solen estar relacionats amb els avantatges derivats de l’aplicació del canvi: reducció de temps, costos, major satisfacció del receptors del servei o el producte, simplificació del procés de treball, … Caldrà proveir als equips dels recursos necessaris per facilitar el canvi d’operativa (poden ser noves eines, canvis en el suport tecnològic, …) i oferir el suport necessari per facilitar l’aprenentatge. El paper dels caps formals dels equips serà fonamental a l’hora d’acompanyar en el procés d’implantació.
Avaluació de l’impacte
Si volem validar de forma definitiva l’aplicació de les millors pràctiques cal avaluar quin és impacte assolit per la seva introducció. Cal escollir indicadors que siguin relativament fàcils de mesurar i fer una recopilació dels nous resultat assolits a partir la seva introducció. Aquestes dades són les que ens permetran validar (o no) de forma definitiva la introducció de la millor pràctica.
Manteniment de la millor pràctica
En funció del resultat de l’avaluació caldrà decidir la incorporació definitiva (o no) de la millor pràctica a l’operativa de l’equip o l’organització. Aquesta decisió pot ser responsabilitat de l’equip/comitè de validació que també serà el responsable de dur a terme l’avaluació de l’impacte.
La cerca de noves alternatives
L’existència una “millor pràctica” no impedeix la cerca de noves alternatives que puguin substituir a la vigent. Canvis en els requeriments, la informació disponible, materials disponibles, … poden requerir de nous sistemes de treball que impliquin una major eficiència o una simplificació de les tasques a fer. Cal estar alerta a aquests canvis per poder mantenir actualitzades les millors practiques de la nostra organització.
Els beneficis d’implantar un model de gestió de les Millors Practiques
Orientació permanent al propòsit
El fet d’estar permanentment atents a la identificació de les millors maneres per assolir els nostres objectius ens fa reflexionar sobre quin és el nostre propòsit com equip i com organització.
Agilitat i preparació pel canvi
Integrar l’hàbit de la cerca i la implantació de les millors pràctiques ens fa més àgils i ens facilita l’acceptació del canvi necessari per poder afrontar amb èxit els nous reptes de les nostres organitzacions.
Compromís i sentiment de pertinença
Poder participar en la identificació i la aplicació de les millors maneres de treballar reforça el nostre compromís amb l’organització i el sentiment de pertinença.
Impacte sobre l’equip
La incorporació de les millors pràctiques beneficia a les persones que integren els nostres equips perquè els fa la feina més fàcil, més segura i els permet assolir millors resultats.
Increment de la satisfacció d’usuaris i clients
De la mateixa manera, aquesta “nova forma de treballar” permet aportar més valor als nostres clients i usuaris tan interns com externs.
Frens i barreres a superar
Manca de temps per reflexionar
La identificació i aplicació de les millors practiques fa a les nostres organitzacions més eficients, més segures, més orientades a les persones. Si aquests aspectes són prioritaris caldrà demostrar-ho facilitant als equips el temps, els espais i les dinàmiques més adequades per gestionar les millors pràctiques. Cal dir que la relació entre resultats obtinguts i el temps dedicat sempre és sempre altament positiva.
Dificultats per implantar les “noves maneres de fer”
Per superar-les us aconsello seguir les etapes que ens proposa John Kotter en el seu model per aconseguir el canvi. Aquí les teniu enumerades:
- Crear un sentit d’urgència per motivar el canvi.
- Constituir un equip guia amb capacitat per fomentar el canvi.
- Incloure a la visió estratègica la voluntat de canvi.
- Integrar el major nombre de persones en l’estratègia del canvi.
- Identificar i eliminar les barreres i obstacles al canvi.
- Compartir els impactes positius tan aviat com sigui possible.
- Mantenir el canvi de forma persistent fins que s’integri definitivament.
- Eliminar els antics hàbits.