Les pizzes i els actius de coneixement
Imagineu que aquesta nit us ve de gust una pizza per sopar.
Podeu anar al supermercat, on podreu optar entre comprar la farina, el llevat, l’aigua i elaborar vosaltres mateixos la massa, deixar que fermenti, estendre-la amb el rodet i col·locar els vostres ingredients favorits o bé, adquirir una pizza llesta per enfornar. També pot ser que us plantegeu alguna cosa més encara: que us la portin directament a casa. El més probable és que opteu per alguna de les dues últimes opcions, que us permetran triar entre una gran quantitat d’alternatives sense haver d’invertir massa temps en l’elaboració.
L’organització del coneixement
Un dels reptes de la gestió del coneixement té a veure amb com organitzar i presentar el coneixement per fomentar i facilitar la seva reutilització. En altres paraules, decidir si el coneixement l’oferim sota la forma de diferents ingredients i traslladem a l’usuari l’esforç d’elaborar i cuinar la pizza o optem per oferir actius de coneixement “llestos per al seu consum”.
Les solucions més freqüents
La majoria de les organitzacions posen a disposició el coneixement tal com ha estat capturat (extensos procediments, vídeos sense editar, actes de reunions, presentacions, cursos, …). Disposen de gran quantitat de coneixement “enllaçat” però sota formats i models que dificulten l’accés i la seva reutilització.
El coneixement es captura en format electrònic: arxius que s’emmagatzemen en les carpetes i subcarpetes d’un servidor al qual la majoria té accés. La gran capacitat d’emmagatzematge dels servidors ha facilitat l’acumulació d’una gran quantitat de continguts. Ens trobem amb organitzacions amb enormes quantitats d’informació emmagatzemada que pocs utilitzen.
Disposen de documentació que recull els principals processos i detalla com es duen a terme les tasques més rellevants. Això és “d’obligat compliment” per a les organitzacions que hagin implantat algun model de gestió per processos (la norma ISO:9000, per exemple). Aquesta norma determina el requeriment de definir, actualitzar i donar a conèixer els processos clau. Aquesta versió exigeix que “l’organització haurà de considerar el seu coneixement actual i determinar la forma d’adquirir o accedir al coneixement addicional necessari”.
Una pausa per reflexionar
Arribats a aquest estadi (que segurament us serà familiar) ens hem de fer algunes preguntes:
Què hem d’acumular informació o coneixement? Coneixement, sens dubte. Entenent per coneixement aquelles instruccions, consells i millors pràctiques que ens permeten prendre les decisions que ens portaran a actuar per assolir les fites o objectius de l’organització i l’equip.
Hem de capturar, organitzar, mantenir i difondre tot el coneixement? No. El coneixement en una organització “tendeix a infinit” i és impossible gestionar res que sigui tan gran. Hem de fer un exercici previ per determinar quin és el coneixement crític i centrar sobre ell els nostres esforços.
Els dos aspectes clau
Tenim clar que cal:
1.- Facilitar l’accés i, encara millor, lliurar el coneixement en el moment en què aquest sigui necessari (fins i tot en les ocasions en les que ni el propi receptor en sigui conscient).
Per facilitar l’accés, hem d’abordar la classificació dels actius de coneixement en base als diferents criteris que hagin de ser d’utilitat als usuaris. La majoria de les organitzacions classifiquen el coneixement en base a categories i subcategories, com es fa a les biblioteques. Tanmateix, s’han d’incorporar nous criteris que donin resposta a les preguntes següents:
- Qui (quins perfils) ha de reutilitzar el coneixement?
- Quan (situacions d’ús) haurà de reutilitzar-lo?
- És obligatòria la seva consulta? En quin tipus de situacions?
- Quins són els criteris de recerca dels usuaris?
- Què huran d’aprendre els usuaris si hi accedeixen?
2.- Facilitar l’ús, la seva reutilització.
Perquè el coneixement sigui fàcilment reutilitzable cal adaptar el disseny i l’estructura dels actius de coneixement a les respostes a les preguntes següents:
- Quin és el contingut mínim indispensable requerit per afrontar amb èxit la situació?
- Quin és coneixement o la informació complementària que, amb més freqüència, pot ser requerida?
- Quins són els formats (o combinacions de formats) més adequats per facilitar la comprensió: vídeo, imatges, diagrames, so o text?
- Quin és el suport disponible per accedir als continguts: smartphone, tauleta, PC o suport imprès?
Bon profit
La propera ocasió que us convingui saber com desenvolupar una tasca amb èxit o com planificar i desenvolupar un nou projecte, segur que us acordareu del fàcil que va ser gaudir de l’última pizza que us vàreu cruspir.
Bon profit!