Sempre hi ha algú disposat a ajudar

Des de diferents tipus d’organitzacions s’estan percebent els beneficis que les xarxes o comunitats de professionals poden oferir.
Aquests dies he tingut l’oportunitat de col·laborar en la dinamització de diferents grups de treball de la “Red de Conocimiento e Innovación de la Fundación CEDDET”. El repte ha consistit a identificar quins eren els aspectes d’interès de les persones que integren la Xarxa i acompanyar “als que saben sobre el tema” a compartir les seves experiències i consells.
D’altra banda, he tingut l’oportunitat de conversar amb un expert en materials de bany i aixetes d’una important empresa distribuïdora. M’explicava com s’organitza, de manera informal, per compartir el seu coneixement amb altres companys de diferents punts de venda. Em comentava: “nosaltres no només venem subministraments, venem solucions”. I és clar, per a poder vendre les millors solucions és necessari compartir el coneixement expert entre companys.
Tots dos casos m’han servit per recordar que tant en la organitzacions formals (empreses, organismes públics, organitzacions sense ànim de lucre, …) com en els grups informals hi ha sempre persones disposades a ajudar als que necessiten un consell experto.

Les xarxes de cooperació

Les xarxes estan formades per persones que comparteixen un interès comú i estan disposades a cooperar. Aquestes persones estan en contacte gràcies a alguna plataforma virtual o xarxa social que els permet compartir informació i experiències. Les xarxes de la Fundació CEDDET són un exemple, altres es formen al voltant de LinkedIn, Google+ o altres alternatives.
Són poques les organitzacions que han integrat a aquestes xarxes dins dels seus processos clau. És molt probable que dins del seu mapa de processos o activitats apareguin temes relacionats amb les compres i la relació amb els proveïdors, les vendes i la relació amb els clients o processos orientats a garantir una “bona salut” financera. És probable fins i tot que considerin la formació com un aspecte clau.
Malgrat l’enorme impacte que aquestes xarxes poden tenir sobre els resultats de l’organització són poques les que les gestionen de forma correcta. De fet, solen sorgir de la necessitat de les persones que les integren:

“Es que tal o qual company sap de …, i per això li consulto sobre el tema”.

Poques organitzacions les promouen i donen suport. Algunes les toleren. Fins i tot hem trobat casos en què aquesta activitat es percep com una pèrdua de temps per no estar vinculada als objectius assignats:

“Un venedor ha de vendre, un gestor magatzem ha de controlar estocs, els enviaments, … La seva responsabilitat és centrar-se en les tasques que tenen assignades”.

No se’ls ocorre que, dins de les responsabilitats que les persones tengan asignadas, pugui estar la de compartir el seu coneixement per fer més eficient el treball dels companys.

Com impulsar les xarxes de cooperació

Perquè una xarxa funcioni i pugui obtenir resultats cal garantir l’existència de:
1.- Un marc per a la seva organització que ajudi a establir, avaluar i alinear els seus objectius amb els de l’organització. Podem definir aquest marc responent, entre d’altres, a les següents preguntes:

• Quins són els resultats que volem aconseguir? Quin és el propòsit de de la xarxa? Existeixen uns objectius a assolir? Quins són?
• En quina mesura aquests resultats contribuiran a la consecució dels objectius estratègics de l’organització o de l’àrea?
• Com mesuraren els resultats assolits i el seu impacte sobre l’organització i els seus objectius?
• Per què val la pena que les persones inverteixin el seu temps a la xarxa? Què guanyaran (no només a nivell econòmic, em refereixo) si s’aconsegueixen els resultats esperats?
• Com recolzarem a la xarxa?
• Com integrem la participació a la xarxa amb les funcions i tasques associades al lloc de treball de cadascun dels seus membres?

2.- Uns processos que facilitin l’operativa de la xarxa, que defineixin el que cal fer per convocar, proposar, motivar, integrar, recopilar, … Algunes preguntes a respondre per definir aquesta operativa poden ser:

• Com ens organitzem per promoure la missió o assolir els objectius?
• Quines dinàmiques de comunicació volem definir?
• Qui pot participar a la xarxa? Establim criteris d’admissió, quins?
• ¿Definim algunes normes? Quines? Què passa si no es compleixen?
• Com ens relacionem amb altres xarxes? Per què?

3.- Uns rols definits que estableixin les funcions a assumir pels seus integrants. Per identificar aquests rols podem respondre a algunes de les següents preguntes:

• Qui va a coordinar i dinamitzar les activitats de la xarxa? Quines funcions i tasques queden definides sota el paraigua “coordinació i dinamització”?
• Qui sap i qui ha d’aprendre sobre el tema?
• Qui i com va a integrar les aportacions i presentar els resultats?
• Qui es va a encarregar de difondre els documents?

4.- Una solució tecnològica que faciliti la comunicació i el treball col·laboratiu. No només és important disposar de la tecnologia. Les persones han de tenir accés i han de saber com utilitzar-la per treure’n el màxim partit. Una tecnologia desconeguda o d’ús complex serà més un fre que un element facilitador.

Conclusions

• Les xarxes generen coneixement expert perquè acumulen les experiències d’un gran nombre de persones dedicades a tasques similars.
• En totes les xarxes hi ha persones disposades a compartir el seu coneixement i experiències per ajudar a altres companys.
• Cal oferir el suport necessari a aquestes persones perquè comparteixin i estalviïn temps i errors als altres.
• La tecnologia segur que està disponible. Una tecnologia desconeguda o d’ús complex serà més un fre que un element facilitador.